Kaup innan samnings:

Flokkur 1 – Prentþjónusta (kafli 4.1 í útboðsgögnum)

Tekur til þjónustusamninga um prentlausnir, (prentun pr. blað, kaup á búnaði með þjónustu og skýlausnir). Athugið að kaup á búnaði án þjónustu skulu fara fram í flokki 2.

Kaup skulu aðeins fara fram með örútboði meðal samningshafa í flokknum. Vanda skal til verka við gerð örútboðsgagna. Æskilegt er að kaupendur geri sérstaka greiningu á eðli prentunar hjá sér. Flokka þarf verkefni í nokkra megin flokka eftir eðli þeirra. Svarthvít prentun vs. litaprentun. Stutt eða löng prentverk, mikil eða lítil þekja o.s.frv.  Þeim mun betri og ítarlegri sem lýsing kaupanda er á prentun sinni, þeim mun nákvæmari og betri verða tilboð bjóðenda.

Flokkur 2 – Kaup á prentbúnaði  (kafli 4.2 í útboðsgögnum) 

Tekur til kaupa á prenturum, ljósritunarvélum og fjölnotatækjum. Kaup á samningsvöru fara fram með beinum kaupum hjá samningshöfum í flokknum samkvæmt samningsverðum sem eru grundvölluð á afslætti frá verðlista. Kaup á öðrum prentbúnaði en þeim sem fellur undir tæknilýsingu á samningsvöru skulu fara fram í örútboði meðal samningshafa í flokknum. 

Kaupendum er sérstaklega bent á neðangreinda þætti:

• Heimilt að kaupa prenthylki frá framleiðanda prentara með kaupum á prenturum. 
• Æskilegt er að kanna í hvert sinni, „stærð“ hylkja sem fylgja prentara, þ.e. hve margar blaðsíður duga þau í, miðað við hefðbundna prentun (s/h eða í lit eftir atvikum).  
• Hugsanlega er hagkvæmara að kaupa stærri hylki frá framleiðanda og/eða fá ódýrari hylki, frá aðilum sem sérhæfa sig í sölu prenthylkja, sjá lið 3 hér að neðan.

Flokkur 3 – Rekstrarvörur / Prenthylki  (kafli 4.3 í útboðsgögnum) 

Tekur til kaupa á rekstararvörum og prenthylkjum fyrir prentbúnað s.s. prentara, ljósritunarvélar, fjölnotatæki og annan tengdan búnað.

Samningsaðilum er heimilt að selja hylki í allar gerðir prentara svo framarlega sem þeir uppfylla þær kröfur sem tilgreindar eru í útboðsgögnum. Þeir prentarar sem sérstaklega eru tilgreindir eru: Canon, Dell, Epson, HP, Kyocera, Lexmark, Samsung, Toshiba, Xerox, Riso, Ricoh, Nashuatech og Konica Minolta.

Kaupendum er bent á að í tilboðum sínum gáfu seljendur sérstakan afslátt af boðnum búnaði og þeim ber að veita þau afsláttarkjör innan þess flokks sem búnaðurinn eða rekstrarvaran fellur undir.

Um framkvæmd örútboða í samningi

Í þessum rammasamningi eiga öll kaup í flokki 1 Prentþjónustu, að fara fram í örútboðum. Valforsendur í örútboðum í þessum flokki geta verið:

• Verð 80-100%
• Þjónusta 0-20%
• Gæði 0-20%

Í flokki 2 Prentbúnaður (prentarar og fjölnotatæki) eiga öll kaup á búnaði með sértækum kröfum umfram boðnar vörur að fara fram í örútboðum einungis meðal þeirra seljenda sem valdir voru sem samningsaðilar. Valforsendur í örútboðum í þessum flokki er:

• Verð 70-100%
• Gæði 0-30%

Í flokki 3., Rekstrarvörur/ prenthylki fyrir prentbúnað, er ekki gert ráð fyrir örútboðum en kaupendur skulu kaupa beint af seljendum innan þessa flokks á samningsverðum sem birt eru á læstu svæði hér fyrir neðan.

Vistvænar kröfur 

Ríkiskaup vinna eftir (PDF skjal) stefnu ríkisstjórnarinnar um vistvæn innkaup og grænan ríkisrekstur frá árinu 2013. Markmiðið með stefnunni er að tekið sé tillit til umhverfissjónarmiða við öll innkaup ríkisins, um leið og kostnaður og gæði eru metin. Þannig er dregið úr  umhverfisáhrifum opinberrar starfsemi um leið og hvatt er til nýsköpunar og samkeppni á markaði um leiðir til að minnka álag á umhverfið.

 Í samræmi við stefnu um vistvæn innkaup og grænan ríkisrekstur er það yfirlýst markmið Ríkiskaupa að allir nýir rammasamningar ríkisins skuli uppfylla grunnviðmið í umhverfisskilyrðum í þeim vöruflokkum þar sem slík skilyrði hafa verið útbúin samkvæmt ofangreindri stefnu stjórnvalda. Gerð er krafa um að boðin rekstrarvara uppfylli grunnviðmið umhverfisskilyrða sem birt eru á ef vistvænna innkaupa www.vinn.is (Opnast í nýjum vafraglugga) .

 Öll boðin tæki skulu vera orkusparandi og merkt t.d. Energy Star eða sambærilegt.

 Allur pappír þarf að standast sömu gæða- og umhverfiskröfur og settar eru í samningi um ljósritunarpappír.

• (PDF skjal) Umhverfisskilyrði um prenthylki
• (PDF skjal) Umhverfisskilyrði um pappírsvörur s.s. prent- og ljósritunarpappír

Tilmæli til kaupenda:
Veljið skrifstofubúnað sem er umhverfismerktur ef mögulegt er. Hægt er að fá umhverfismerktar tölvur og skjái, t.d. merktar með TCO (t.d. TCO '03 eða TCO '06) eða með Svansmerkinu. Þessar umhverfisvottanir gera kröfur m.a. um orkunotkun, hávaða og innihald þungmálma.

 Biðjið birgja um að halda magni umbúða í lágmarki og að hann taki við umbúðunum aftur og komi þeim til endurvinnslu.