Fara í efni

Hvað er rammasamningur?

Hvað er rammasamningur?

Ríkiskaup hafa gert rammasamninga fyrir hönd ríkisstofnana um langt árabil og hefur umfang og inntak þeirra tekið stakkaskiptum, sérstaklega á undanförum árum með tilkomu heimildar til örútboða innan rammasamninga.

En hvað er rammasamningur, hvað er örútboð og hvernig nýtist þessi innkaupaleið stofnunum og aðilum á markaði?

Skilgreiningar:

Í handbók um opinber innkaup frá 2008 er eftirfarandi skilgreining á því hvað rammasamningur er:
"Samningar við einn eða fleiri bjóðendur þar sem magn og umfang samnings er að meira eða minna leyti ótilgreint,
en kaupendur, einn eða fleiri, skuldbinda sig til að kaupa af þeim þá vöru, þjónustu eða verk sem
samningurinn kveður á um, m.a. hvað varðar gæði, tækni, þjónustu, afhendingartíma og verð á samningstímanum".

Þar er einnig skilgreining á örútboðum:
"Innkaupaferli þar sem kaupandi leitar, með hæfilegum fyrirvara, skriflegra tilboða meðal tiltekinna rammasamningshafa um skilmála sem ekki hefur verið mælt fyrir um í viðkomandi rammasamningi og lýkur jafnan með samningi við þann bjóðanda sem leggur fram besta tilboðið á grundvelli þeirra valforsendna sem fram koma í útboðsskilmálum rammasamningsins".

Tilgangur rammasamningakerfisins

Opinberum aðilum, ríki og sveitarfélögum, og aðilum á þeirra vegum ber að bjóða út öll innkaup yfir viðmiðunarfjárhæðum.  Þessir opinberu aðilar eru að eyða skatttekjum sem koma frá almenningi og fyrirtækjum og gera lögin ráð fyrir gegnsæi og jafnræði við úthlutun þessara fjármuna til fyrirtækja á markaði.  Mikilvægt er að innkaup séu hagkvæm og að komið sé í veg fyrir spillingu.

Rammasamningar eru tæki til að bjóða út öll innkaup opinberra aðila á einu bretti.  Rammasamningar geta verið með ýmsu móti, samið við einn birgi, þrjá eða fleiri en tilgangurinn fyrir kaupendur er m.a. að velja inn birgja sem uppfylla hæfiskröfur laga um opinber innkaup nr. 84/2007 (OIL) og í krafti samlegðar er reynt að ná betri kjörum fyrir opinbera aðila en almennt fást á markaðnum.

Rammasamningar geta fastákveðið verð og aðra skilmála.  Þeir geta líka verið nokkurs konar rammi – forval – þar sem ákveðin skilyrði eru sett svo að seljandi megi eiga viðskipti við opinbera aðila.  Kaupin fara svo fram með verðkönnunum eða örútboðum innan samnings.  Svo að þetta kerfi virki, þurfa allir sem kaupa inn á vegum opinberra aðila að vita hvaða vörur og þjónusta hefur verið boðin út með rammasamningum og síðast en ekki síst kunna að gera hagstæð kaup innan samninganna.

Tilgangurinn með rammasamningunum er einnig að upphefja útboðsskyldu og gera opinberum aðilum auðveldara fyrir að kaupa löglega inn.  Örútboð innan rammasamninga eru t.d. mjög fljótleg og einföld leið til að gera innkaup.  Ríkiskaup annast bæði fræðslu um rammasamninga og aðstoða opinbera aðila við örútboð ef óskað er eftir.  Mikilvægt er að fylgja ákvæðum 6. mgr. OIL og ákvæðum rammasamninga við örútboð svo að innkaup séu innan löglegra marka.

Ríkiskaup hafa umboð skv. 3. mgr. 85. gr. OIL til að gera rammasamninga fyrir hönd ríkisins en sveitarfélögum er velkomið að taka þátt í útboðum á slíkum samningum og kaupa inn samkvæmt þeim.  Almennar reglur samningaréttar gilda um rammasamninga eins og aðra samninga og því eru aðilar að rammasamningum skuldbundnir til að kaupa inn samkvæmt þeim nema undantekningar séu sérstaklega orðaðar í samningsskilmálum.

Opinberir aðilar hafa ekki aðeins rétt til að kaupa inn samkvæmt samningunum, bjóði þeir betri kjör, heldur ber þeim einnig skylda til að beina viðskiptum sínum til seljenda innan rammasamnings og í samræmi við þær leikreglur sem samningurinn kveður á um.   Sama gildir um seljendur.  Þeim ber að gefa upp öll viðskipti við opinbera aðila á þeim sviðum sem rammasamningurinn tekur á og taka frá umsýsluþóknun til Ríkiskaupa.  Með því að senda inn tilboð í rammasamningsútboði, skuldbinda þeir sig til að skipta við opinbera aðila á grundvelli hans en ekki á grundvelli eldri ótímabundinna samninga.

Markmið rammasamninga

Markmið með rammasamningum er einnig að búa til tæki fyrir opinbera aðila til að gera sameiginleg stórinnkaup og eru ákvæði í öllum nýjum rammasamningum um heimild til sameiginlegra örútboða innan þeirra.  Með þessu móti geta opinberir aðilar gert mjög hagkvæm innkaup í krafti samvinnu og samlegðar.  Ríkiskaup taka að sér slík sameiginleg innkaup fyrir opinbera aðila til að ná sem bestum kjörum fyrir þá.

Ávinningur kaupenda er aðalmarkmiðið með rammasamningum. Kaupendur geta í smærri innkaupum gengið að föstum afslætti á vöru og þjónustu. Í stærri innkaupum er farið í örútboð sem eru keppni milli seljenda um að bjóða kaupanda hagstæðasta verð. Þannig er virk samkeppni milli seljenda á samningstíma sem skilar sér í vasa kaupenda. Í samskiptum við kaupendur við undirbúning rammasamningsútboða hefur komið fram að þetta fyrirkomulag hentar kaupendum vel þar sem stýra má innkaupum eftir efnum og aðstæðum hverju sinni.

Almennt um rammasamningakerfið

Rammasamningsútboð er formlegt útboðsferli sem Ríkiskaup framkvæma fyrir hönd margra kaupenda þar sem tiltekin atriði útboðs eru ekki fest niður t.d. verð, magn eða afgreiðslutími.  Í kjölfar útboðsins er gerður samningur, rammasamningur (RS), við einn eða fleiri birgja um innkaup á vöru og/eða þjónustu á samningstímanum sem getur verið allt að fjögur (4) ár frá undirritun rammasamningsins.  Fari innkaup yfir ákveðna fjárhæð, sem tiltekin er eftir atvikum í sérhverju útboði, eru þau boðin út í örútboði meðal rammasamningshafa. Með öðrum orðum er efnt til samkeppni milli seljenda um þau atriði sem ekki voru fest niður í sjálfum rammasamningnum. 

Ástæður þess að sum atriði eru ekki fest niður í rammasamningsútboðinu er að kaupandi telur sér ekki fært að festa þessi atriði niður á útboðstíma rammasamnings.  Atriðin eru til að mynd það magn sem fyrirhugað er að kaupa á samningstímanum ef það ekki þekkt við gerð rammasamnings eða hve mikið magn keypt er inn í senn. Þar sem það magn sem keypt er hverju sinni hefur óhjákvæmilega áhrif á boðið verð er það hagur kaupanda að kaupa eins mikið magn í senn og hann treystir sér til eða telur hagkvæmt á hverjum tíma.  Þá getur verð sveiflast á samningstíma t.d. vegna breytinga á gengi gjaldeyris eða hráefnaverði. Einnig getur kaupandi séð sér hag í því að panta tiltekið magn sem afgreitt skal í mismiklu magni yfir tiltekinn tíma.

 

Um skyldu stofnana til innkaupa í rammasamningum ríkisins

 

 

Í úrskurði kærunefndar útboðsmála í máli nr. 25/2015 (Opnast í nýjum vafraglugga) frá 21. júní 2016 er fjallað um skyldu til að kaupa inn í samræmi við rammasamning og til að kaupa af þeim sem eru aðilar samningsins.  Sjá eftirfarandi ummæli úr úrskurðinum:

Við túlkun rammasamninga hefur kærunefnd útboðsmála ítrekað lagt til grundvallar þá meginreglu að rammasamningar séu bindandi samningar og hafi aðilar rammasamnings því ekki sjálfdæmi um það hvort þeir kaupa inn samkvæmt rammasamningi eða skipta við aðra aðila sem standa utan samningsins. 

Þróun rammasamninga

Rammasamningar ríkisins hafa tekið miklum breytingum undanfarin ár. Annars vegar hefur RS verið breytt í hliðstætt horf og hjá þeim löndum sem við viljum gjarna miða okkur við þ.e. Norðurlöndin og Norð-vestur Evrópa. Ný tilskipun um opinber innkaup nr. 2014/24/EU tók gildi í Evrópu 28. mars 2014 en verklag sem þar er fyrirskipað hefur í sumum tilfellum þegar verið innleitt hér á landi.

Rammasamningar taka markvisst mið af viðskiptaveruleikanum á Íslandi þar sem verð flöktir m.a. eftir heimsmarkaðsverði hráefna og gengisbreytingum íslensku krónunnar, birgjar eru tiltölulega fáir og kaupendur margvíslegir. Fyrir bragðið eru rammasamningar ekki lengur fastverðssamningar enda myndi slíkt skapa mikla áhættu fyrir birgja sem kæmi fram í áhættuþóknun ofan á verð vörunnar.

Umfang rammasamninga hefur stóraukist og mikil vinna er lögð í endurnýjun þeirra ár hvert. Undirbúningur útboðsgagna og sjálft útboðsferlið, sniðmát útboðsgagna eru reglulega endurskoðuð sem og allir verkferlar. Á samningstíma eru Ríkiskaup í reglulegum samskiptum við seljendur enda eitt af lögboðnum hlutverkum Ríkiskaupa að fylgjast með og skrá niður veltu í sérhverjum rammasamningi. Þá eru Ríkiskaup í reglubundnu sambandi við kaupendur vegna kaupa innan rammasamninga t.d. í örútboðum og ráðgjöf þar að lútandi. Framlengingar á rammasamningi er í höndum Ríkiskaupa í samráði við kaupendur og með hliðsjón af markaðsaðstæðum hverju sinni. Framlengingar á þeim samningum sem einstakir kaupendur gera við seljendur á grundvelli rammasamninga er á forræði kaupenda, þ.e. ef til framlengingar kemur.

Kaup í rammasamningi

Kaup í rammasamningi fara fram með tvennum hætti:

1.         Með beinum kaupum á þeim kjörum og skilmálum sem eru skilgreind í rammasamningnum. Við bein kaup í rammasamningi skulu kaupendur gera samanburð á samningsverði seljenda.

2.         Fari einstök kaup eða samningsfjárhæð yfir ákveðin mörk sem tilgreind eru innan viðkomandi, á samningstíma skulu kaupin boðin út í örútboði innan rammasamnings milli þeirra rammasamningshafa sem efnt geta samninginn.

Tveimur eða fleiri kaupendum í rammasamningnum sem fyrirhuga kaup á samskonar vöru eða þjónustu er heimilt að fara í  sameiginlegt örútboð ef kveðið er á um þann möguleika í viðkomandi rammasamningi. Þá eru þarfir allra kaupenda sem eiga aðild að örútboðinu teknar saman sem ein innkaup.  Jafnframt er skýrt kveðið á um hversu mikið hver kaupandi ætlar að kaupa og hvenær og með hvaða hætti sérhver kaupandi óskar eftir því að fá umbeðna vöru/þjónustu afhenta. 
Hvorki er vikið frá þeim kröfum sem gerðar eru til bjóðenda og vöru/þjónustu í rammsamningsútboðinu né heldur þeim ákvæðum um örútboð sem getið er um í rammasamningsútboðinu.  Markmið með slíkum sameiginlegum kaupum er annars vegar að kaupendur fái hagstæðara verð vegna meira magns og að seljendur fá tækifæri til þess að skipuleggja betur útvegun og afhendingu á því sem fyrirhugað er að kaupa í örútboðinu.

Upplýst er á vef Ríkiskaupa um heimild til slíkra sameiginlegra innkaupa við hvern og einn rammasamning.

Gæta verður að því að breyta ekki hæfiskröfum og valforsendum í örútboði frá því sem ákveðið er í rammasamningi.

 

Uppfært 20. mars 2019
Getum við bætt síðuna?