Fara í efni

Innkaupaferlar

Meginreglan sú að bjóða skal innkaup út í almennu eða lokuðu útboði að undangengnu forvali. Fjallað er um meginregluna í 33. gr. OIL.

Almennt útboð

Tryggir sem mesta samkeppni þar sem allir geta tekið þátt og engum er hindruð þátttaka að því gefnu að fyrirtæki eigi yfirleitt rétt á að taka þátt í útboðum á Íslandi. Sjá 34. gr. OIL.  og 16. gr. OIL.

Tilboðsfrestir í almennu útboði:

  Lágmarks-
tímafrestur
yfir innlendum mörkum
Lágmarks-
tímafrestur
yfir EES-mörkum 
Möguleikar fyrir
opinbera aðila
sem eru ekki á vegum ríkis
Rafræn tilboð
skv. 22. gr. OIL
Brýn nauðsyn
krefst hraðútboðs
Forauglýsing skv. 54. gr. minnst 35 d. áður
og mest 12 mán f. birtingu
Tilboðsfrestur 15 dagar (10 dagar ef tilboð er rafrænt)  35 dagar (30 dagar ef tilboð er rafrænt)   5 daga stygging tilboðsfrests Frestur styttur í 7 daga innanlands og 15 daga innan EES Tilboðsfrestur á EES styttur í 15 daga
Biðtími  5 dagar 10 dagar        

 

Lokað útboð


Öll fyrirtæki geta sótt um að taka þátt en aðeins þau fyrirtæki sem kaupandi hefur valið á grundvelli hæfismiðaðs vals geta lagt fram tilboð. Sjá. 35. gr. OIL

Tilboðsfrestir í lokuðu útboði:

  Lágmarks-
tímafrestur yfir innlendum
mörkum
Lágmarks-
tímafrestur yfir
EES-mörkum 
Möguleikar fyrir opinbera aðila
sem eru ekki
á vegum ríkis
Rafræn tilboð
skv. 22. gr. OIL
Brýn nauðsyn
krefst hraðútboðs
Forauglýsing skv. 54. gr. minnst 35 d. áður og mest 12 mán f. birtingu
Frestur til þátttökubeiðni í forvali 15 dagar (10 dagar ef beiðni er rafræn) 30 dagar   5 daga stytting tilkynningafrests innanlands Frestur styttur í 15 daga innan EES  
Tilboðsfrestur 10 dagar   30 dagar (25 dagar ef tilboð er rafrænt)  Semja má um tilboðsfresti við bjóðendur - ef ekki þá lágmarksfrestur 10 dagar 5 daga stytting tilboðsfrests á EES Frestur aðlágmarki 7 dagar innanlands og 10 dagar innan EES Tilboðsfrestur á EES styttur í 15 daga
Biðtími  5 dagar 10 dagar        

Rammasamningar 

Eru gerðir að undangengnu almennu eða lokuðu útboði, oftast almennu. Útboðsskyldu hefur því verið fullnægt. Kaupendur eru skuldbundnir til að skipta við rammasamningshafa um þau viðskipti sem samningurinn fjallar um, nema undantekningar séu sérstaklega orðaðar í útboðsgögnum og samningi.  Rammasamningur er samningur sem einn eða fleiri kaupendur gera við einn eða fleiri bjóðendur í þeim tilgangi að ákveða skilmála samninga sem gerðir verða á tilteknu tímabili. Rammasamningar mega aðeins gilda í 4 ár en á því geta þó verið undantekningar, t.d. ef stofnkostnaður er mikill. Fjallað er um rammasamninga í 40. gr. OIL.  

Nýsköpunarsamstarf

Er innkaupaferli  sem er alltaf hægt að nota. Það er innkaupaferli sem fyrirtæki geta sótt um að taka þátt í og felur í sér að kaupandi stýrir viðræðum við þau fyrirtæki sem valin hafa verið til að taka þátt í ferlinu, með það að markmiði að þróa nýsköpunarvöru, -þjónustu eða -verk. Þetta innkaupaferli er sniðugt að velja þegar kaupandi þarf lausn sem ekki er til á markaðnum. Sjá 38. gr. OIL

Tilboðsfrestir í nýsköpunarsamstarfi:

  Lágmarks-
tímafrestur yfir
innlendum mörkum 
Lágmarks-
tímafrestur
yfir EES mörkum
Möguleikar fyrir
opinbera aðila
sem eru ekki
á vegum ríkisins
Rafræn tilboð
skv. 22.gr.OIL
Brýn nauðsyn
krefst hraðútboðs
Forauglýsingskv. 54.gr.minnst 35 dagar áður og mest 12 mánuðir í birtingu
Frestur til þátttökubeiðni 15 dagar (10 dagar ef beiðni er rafræn) 30 dagar   5 daga stytting tilkynningarfrests innanlands  Frestur styttur í 15 daga á EES  
Tilboðsfrestur 10 dagar 30 dagar (25 dagar ef tilboð eru rafræn) Semja má um tilboðsfresti við bjóðendur - ef ekki þá lágmarksfrestur 10 dagar 5 daga stytting tilboðsfrests á EES Frestur að lágmarki 7 dagar innanlands og 10 dagar á EES Tilboðsfrestur á EES styttur í 10 daga
Biðtími 5 dagar 10 dagar      

Samkeppnisútboð og samkeppnisviðræður

Eru heimiluð , sjá 36. gr. OIL og 37. gr. OIL

a. Þegar ekki er hægt að mæta þörfum kaupanda án þess að aðlaga lausnir sem fyrir hendi eru.

b. Þegar innkaup fela í sér hönnun eða nýsköpun.

c. Þegar ekki er hægt að gera samning án undanfarandi samningsviðræðna vegna þess hversu flókinn, áhættusamur eða sérstakur samningur er. Samningur telst sérlega flókinn þegar ekki er mögulegt með hlutlægum hætti að skilgreina þau tæknilegu atriði sem fullnægt geta þörfum eða markmiðum kaupanda eða kaupandi getur ekki skilgreint lagalega eða fjárhagslega gerð framkvæmdar.

d. Þegar kaupandi getur ekki skilgreint tæknilýsingar af nægilegri nákvæmni með tilvísun til staðals, evrópska tæknimatsins, sameiginlegrar tækniforskriftar eða tækniviðmiðunar.e. Þegar einungis berast ógild eða óaðgengileg tilboð, sbr. 82. gr. OIL í almennu eða lokuðu útboði. Við þær aðstæður þarf kaupandi ekki að birta almenna útboðsauglýsingu ef ferlið tekur til allra bjóðenda sem uppfylla forsendur fyrir hæfismiðuðu vali, sem settar eru fram í 68.–77. gr. OIL og lögðu fram tilboð í upphaflegu útboði, í samræmi við formlegar kröfur innkaupaferlisins.

Tilboðsfrestir í samkeppnisútboði og samkeppnisviðræðum:  

      
  Lágmarks-
tímafrestur
yfir innlendum mörkum
Lágmarks-
tímafrestur
yfir EES-mörkum 
Möguleikar fyrir
opinbera aðila
sem eru ekki á
vegum ríkis
Rafræn tilboð
skv. 22. gr. OIL
Brýn nauðsyn
krefst hraðútboðs
 Forauglýsing skv. 54. gr. minnst 35 d. áður og mest 12 mán f. birtingu
Samkeppnisútboð            
Frestur til þátttökubeiðni í forvali 15 dagar (10 dagar ef beiðni er rafræn) 30 dagar    5 daga stytting tilkynningafrests innanlands  Frestur styttur í 15 daga innan EES  
Tilboðsfrestur 10 dagar  30 dagar (25 dagar ef tilboð er rafrænt)  Semja má um tilboðsfresti við bjóðendur - ef ekki þá lágmarksfrestur 10 dagar 5 daga stytting tilboðsfrests á EES Frestur aðlágmarki 7 dagar innanlands og 10 dagar innan EES Tilboðsfrestur á EES styttur í 15 daga
Biðtími  5 dagar 10 dagar        
Samkeppnisviðræður            
Frestur til þátttökubeiðni í forvali 15 dagar (10 dagar ef beiðni er rafræn) 30 dagar    5 daga stytting tilkynningafrests innanlands  Frestur styttur í 15 daga innan EES  
Tilboðsfrestur            
Biðtími  5 dagar  10 dagar        

Samningskaup án undangenginnar útboðsauglýsingar

Eru heimil í algerum undantekningartilvikum sem tilgreind eru í 39. gr. OIL. Þær undantekningar sem taldar eru upp í greininni eru túlkaðar mjög þröngt því að meginreglan er að auglýsa fyrirhuguð innkaup og gefa kost á samkeppni.

Til að tryggja að samningskaup feli ekki í sér brot gegn 39. gr. OIL getur verið nauðsynlegt að kalla eftir upplýsingum frá markaðum með því að auglýsa (RFI – request for information) á TED (rafrænum viðbæti við stjórnartíðindi Evrópusambandsins) og birta tilkynningu um fyrirhuguð innkaup skv. b. lið 1. mgr. 116. gr. OIL.  Í slíkri tilkynningu kaupanda um að hann hyggist gera samning um innkaup skal gera grein fyrir kaupanda, efni samnings, fyrirhuguðum viðsemjanda og ástæðum þess að talið er heimilt að gera samning án undangenginnar útboðsauglýsingar. Auk þess skulu koma fram aðrar viðeigandi upplýsingar ef því er að skipta. Við birtingu tilkynninga skal fylgja reglum um birtingu almennra útboðsauglýsinga, sbr. 55. gr. OIL eftir því sem við á. Tilkynning skv. 116. gr. OIL er kölluð gegnsæistilkynning án skyldu (e. Voluntary Ex Ante Transparency Notice eða VEAT) og ef engar kærur berast innan tímamarka tilkynningarinnar þá ætti það að koma í veg fyrir að samningur verði gerður óvirkur skv. 115. gr. OIL ef talið er að öll skilyrði 39. gr. OIL hafi verið uppfyllt.

Kaupandi sem ákveður að fara þessa leið ber fulla ábyrgð á samningsgerðinni en Ríkiskaup geta aðstoðað við að birta framangreindar tilkynningar á TED.

Að lokinni samningsgerð er skylt að birta tilkynningu um samninginn á TED (award notice).

Ferlið skal skjalfest

Í öllum skrefum ber að skjalfesta aðgerðir vegna innkaupa og mat á tilboðum. Öll innkaup skulu því skjalfest og skjölin varðveitt. Í gögnum skulu vera upplýsingar um helstu ályktanir, niðurstöður og mat. Útboðsgögn eru sjálfstæð gögn, en byggjast á mati eftir kortlagningu á þörfum, frumathugun og viðeigandi markaðskönn. Sjá 96. gr. OIL um samningsskýrslur vegna innkaupa yfir viðmiðunarfjárhæðum á EES.Athugið að ekki þarf slíka skýrslu v. innkaupa innan rammasamninga. Með því að fara með útboð í gegn hjá Ríkiskaupum, er allt ferlið skjalfest frá upphafi til enda í mála- og skjalakerfi.

Uppfært 2. apríl 2020