Algengar spurningar
Fyrirspurnir frá kaupendum
Þarf að auglýsa örútboð?
Nei, því örútboð á einungis við um verðkönnun/samkeppni meðal ákveðinna aðila í ákveðnum rammasamningi (RS), en ekki til aðila utan hans.
Hvað er örútboð?
Örútboð er innkaupaferli þar sem kaupandi leitar tilboða innan tiltekins samnings meðal seljenda innan hans. Kaupandi getur óskað eftir tilboðum í tiltekin atriði s.s. útfærslu, tímaáætlun og heildarverð.
Í flestum rammasamningum er gefinn kostur á að fara í örútboð milli birgja innan rammasamnings og einnig er í flestum tilfellum skylda að fara í örútboð ef fyrirhuguð kaup fara yfir ákveðna upphæð eða ef skilmálar rammasamnings eru að einhverju leiti óákveðnir.
Öll almenn ákvæði rammasamnings eiga við um örútboð eftir því sem við á nema annað sé tekið fram.
Hvað er sameiginlegt örútboð?
Tveimur eða fleiri kaupendum í rammasamningnum er heimilt að fara í sameiginlegt örútboð. Þá eru þarfir allra kaupenda sem eiga aðild að örútboðinu teknar saman sem ein innkaup. Jafnframt skal skýrt kveðið á um hversu mikið hver kaupandi ætlar að kaupa og hvenær og með hvaða hætti sérhver kaupandi óskar eftir því að fá umbeðna vöru/þjónustu afhenta.
Ekki er vikið frá þeim kröfum sem gerðar eru til bjóðenda og vöru/þjónustu í rammasamningsútboðinu né heldur þeim ákvæðum um örútboð sem getið er um í rammasamningsútboðinu.
Markmið með slíkum sameiginlegum innkaupum er annars vegar að kaupendur fái hagstæðara verð vegna meira magns og að seljendur fá tækifæri til þess að skipuleggja betur útvegun og afhendingu á því sem fyrirhugað er að kaupa í örútboðinu.
Hvernig framkvæmi ég örútboð (eða sameignlegt örútboð)?
Þegar farið er í örútboð er mikilvægt að hlíta eftirfarandi reglum:
a. Við gerð hvers einstaks samnings skal kaupandi ráðfæra sig skriflega við þá rammasamningshafa sem efnt gætu samninginn.
b. Kaupandi skal ákveða tilboðsfrest sem er nægilega langur til að rammasamningshafar geti gert tilboð vegna þess samnings sem um ræðir. Við mat á lengd frests skal taka tillit til hversu flókið efni samningsins er svo og sendingartíma.
c. Tilboð í örútboðum skulu vera skrifleg og skulu ekki opnuð fyrr en tilboðsfrestur hefur runnið út.
d. Kaupandi skal velja á milli tilboða bjóðenda á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum örútboðsins.
Ekki eru fastsettir tímafrestir í örútboðum líkt og í almennum útboðum heldur er kveðið á um að gefa nægilega langan frest með tilliti til hversu flókið efni örútboðsins er.
Eftir því sem kveðið er á í viðeigandi rammasamningi geta kaupendur gert auknar hæfiskröfur í örútboði s.s. um gæði, þjónustu, umhverfisþætti, o.fl. en ákvæði um það þurfa hafa komið fram í viðkomandi rammasamning (sjá örútboðskafla rammasamnings).
Hverjir eiga að fá auglýsingu um örútboð?
Örútboð eru ekki auglýst eins og venjan er með almenn útboð heldur er aðilum viðeigandi rammasamnings sendar upplýsingar um örútboðið, venjulega með tölvupósti, og þeim gefinn kostur á að taka þátt.
Er ég aðili að rammasamningum Ríkiskaupa?
Allar upplýsingar um aðila að rammasamningum.
Ríkiskaup hvetja jafn birgja sem kaupendur til að láta vita um villur og/eða viðbætur.
Er rammasamningur um hraðsendingarþjónustu ?
Það er ekki rammasamningur um slíka þjónustu, enda oft á tíðum hefur kaupandi jafnvel ekkert um það að segja með hverjum vara er send.
Þið getið að sjálfsögðu kallað eftir verðlistum frá þessum aðilum, en ef þið óskið eftir tilboðum, þá þurfið þið að skilgreina ca. magn/fjölda yfir ákv. tímabil og óska tilboða (t.d. fastan afslátt frá verðlista), en þurfið að passa upp á senda sama póstinn á alla(þe. einn tölvupóstur á alla), þannig að bjóðendur viti að þeir séu að keppa og að engin mismunun eigi sér stað.
Ef kaup vegna þessarar þjónustu fer yfir viðmiðunarupphæðir, þá þarf að fara í útboð.
Hvernig get ég tryggt að ég sé að fá þau kjör sem um var samið?
Kaupendur þurfa að skoða kjör þess rammasamnings sem verið er að kaupa innan. Þar kemur fram kjör, t.d. hver afsláttur á að vera frá verðlista verðum. Séu kaupendur ekki að njóta þeirra kjara þurfa þeir sjálfir að fá seljendur til að leiðrétta kjörin.
Hvernig veit ég hvort seljandi er í rammasamningum?
Með því að fara í leitina og leita að viðkomandi seljanda
Ég finn ekki rammsamning um vörunar/þjónustuna sem ég er að fara kaupa ? Hvernig veit ég hvort það sé til rammsamningur um þetta eða hitt ?
Yfirlit yfir rammasamninga Ríkiskaupa
Ef þú ert enn í vafa hafðu samband við rikiskaup@rikiskaup.is
Er ekki nóg að ég fái gott tilboð frá einum aðila eftir verðfyrirspurn?
Nei skv. lögum um opinber innkaup þá skal ávallt leita tilboða hjá fleiri en einum aðila. Ekki er fullnægjandi að leita tilboða frá einum aðila. Lágmarks samanburður á verðum skal ávallt framkvæma í opinberum innkaupum.
Opinber innkaup eru einnig háð viðmiðunarfjárhæðum og því skulu innkaupa aðilar ávallt tryggja að um innkaupin gildi ekki útboðskylda þegar leitað er tilboða. Kaup innan rammsamninga eru einnig mjög mismunandi. Í sumum þeirra er aðeins einn birgir, í öðrum er forgangsbirgir, í enn öðrum margir birgjar og sérstakir samningsskilmálar hvað varðar örútboð, verðfyrirspurnir og bein kaup.
Ég er aðili að rammsamningi, afhverju er ég skyldug/ur til að kaupa skv. þeim? Ég get fengið lægra verð annarstaðar.
Með rammasamningum hafa seljendur verið metnir hæfir til að selja opinberum aðilum. Ríkiskaup hafa með samningum tryggt kaupendum að það sé löglegt að eiga viðskipti við þessa aðila, þeir uppfylli þær kröfur sem OIL gerir. Til að heimilt sé að eiga viðskipti við aðila verða þeir m.a. að vera skuldlausir við ríkissjóð og vera í skilum með lífeyrirssjóðsgreiðslur. Auknar kröfur eru oft gerðar til seljenda í rammasamningum s.s. hvað varðar umhverfisskilyrði, gæði vöru/þjónustu svo eitthvað sé nefnt.