Um kaup í rammasamningi

Kaupandi skal kaupa inn í rammasamningi með eftirfarandi hætti:

a. Með beinum kaupum á þeim kjörum og skilmálum sem eru skilgreindir í rammasamningnum. Við bein kaup í rammasamningi skulu kaupendur gera samanburð á samningsbundnum kjörum, fyrirliggjandi vörum og verði seljenda með tilliti til boðins afsláttar. Gert er ráð fyrir að flestar vörur verði boðnar inni í innkaupavefs ríkisstofnanna þannig að auðvelt verði að sjá hvaða seljandi býður hagstæðustu kjörin frá degi til dags. Að öðrum kosti með samanburði á gildandi verðlistum seljanda auk boðins afsláttar. Kaupandi ber saman þær vörur sem uppfylla kröfur hans og kaupir þá vöru sem er boðin á á hagstæðustu kjörum – þ.e. verði með tilliti til sendingar- (flutnings-) kostnaðar. Kaupanda er ekki skylt að kaupa vöru sem uppfyllir ekki kröfur hans um gæði, ferskleika og önnur atriði sem hann telur skipta máli.

b. Örútboð. Óski kaupandi eftir að gera fastan samning við einn bjóðanda um að útvega vöru á bestu kjörum til tiltekins tíma – t.d. samningur sem gildir í a.m.k. viku eða til lengri tíma, skal hann auglýsa örútboð innan samningsins að því gefnu að verðgildi samnings sé a.m.k. ein milljón íslenskra króna (án vsk) skv. kostnaðaráætlun. Gildistími samnings getur þá verið ein eða fleiri vikur, mánuður eða nokkrir mánuðir, ár eða lengri tími. Öllum seljendum innan samningsins, eða innan þess flokks samningsins, sem geta uppfyllt þarfir kaupanda, er þá send lýsing á innkaupaþörfinni og seljendum boðið að keppa um viðskiptin á grundvelli verðs eða annarra valforsendna sem kaupandi tilgreinir.

Kaupendur áskilja sér rétt til þess á samningstíma að kaupa þær vörur og það magn sem endurspeglar þarfir þeirra og óskir á hverjum tíma.

Eftirfarandi valforsendur, eina eða fleiri, geta kaupendur sett fram að því gefnu að ekki sé um skal kröfur að ræða sem allir bjóðendur þurfa að uppfylla skv. tæknilýsingu/kröfulýsingu örútboðs:

• Fast verð eða hámarksverð, kílóverð eða einingaverð (0-100%)
• Magn (0-100%)
• Skilgreind gæði (0-100%)
• Innihaldsefni (0-100%)
• Hollustu merkingar (0-100%)
• Vistferill (0-100%)
• Lífrænt vottað(0-100%)
• Þjónustugeta (0-100%)
• Viðbragðstími (0-100%)
• Afgreiðslutími (0-100%)
• Afhending (0-100%)
• Sendingarkostnaður (0-100%)
• Hraðþjónusta (0-100%)
• Umhverfisskilyrði (0-100%)
• Sérþekking (0-100%)
• Lagerstaða (0-100%)
• Kolefnisspor (0-100%)
• Pakkningastærð (0-100%)

Verð og verðbreytingar

Verð skal miðast við afhendingu til kaupanda.

Boðin verð í verðkörfum og afsláttarkjör skulu haldast óbreytt út samningstímann og allt vörurúrval seljenda í UNSPC flokki 5011 og undirflokkum er hluti af samningi þessum.

Boðin verð í fiski skulu haldast óbreytt í 3 mánuði frá töku tilboðs. Beiðni um verðbreytingu ásamt nýjum verðum skal berast á tölvutæku formi. Í efnislínu tölvupósts skal taka fram númer samnings og að um sé að ræða beiðni um verðbreytingu. Koma skal fram gildandi verð og hið nýja verð sem forsendur breytinga miðast við. Beiðni seljanda skal senda á netfangið utbod@rikiskaup.is

Efni seljandi til sértilboða, útsölu eða samsvarandi verðlækkana á samningsbundinni vöru á samningstímanum skal þess gætt að kaupendur njóti ætíð hagstæðasta verðs sem í boði er. Komi í ljós á samningstíma að seljandi hafi ekki veitt umsaminn afslátt til kaupanda mun seljandi verða krafinn um leiðréttingu allt aftur til upphafs samnings.

Bein kaup

Tilboð skal sett fram í íslenskum krónum. Verð skal miðast við afhendingu til kaupanda. Tilboð skulu innihalda allan kostnað og gjöld sem hljótast af vegna kaupanna/verksins, hverju nafni sem þau nefnast, þar með talinn rekstrarkostnað. Samningsfjárhæðir eru án virðisaukaskatts.

Tilboð bjóðanda skal vera þannig að boðið er fast verð á boðinni vöru og þjónustu háð því magni sem keypt er inn hverju sinni.

Ef kaup eru í kjölfar örútboðs þar sem magn er lagt til grundvallar gilda eftir atvikum eftirfarandi ákvæði um verð og verðbreytingar. 

Tilboð skal sett fram í íslenskum krónum.

Tilboð skulu innihalda allan kostnað og gjöld sem hljótast af vegna kaupanna/verksins, hverju nafni sem þau nefnast, þar með talinn rekstrarkostnað. Samningsfjárhæðir eru án virðisaukaskatts.

Tilboð bjóðanda skal vera þannig að boðið er fast verð á boðinni vöru og þjónustu óháð því magni sem keypt er inn hverju sinni á samningstímanum.

Verð skal miðast við afhendingu til kaupanda. 

Tilboð skal miða við verðlag á opnunardegi tilboðs ef um örútboð er að ræða. 

Heimilt er að tengja tilboð við vísitölu neysluverðs, undirvísitölu viðeignandi hluta, s.s. svínakjöts nr. 01123 og fuglakjöts 01125, sem gefin er út af Hagstofu Íslands ef kaupendur óska þess í örútboðum. 

Sjá nánar á vef Hagstofunnar.

Verði meiri en 5% breyting á viðmiðunar- /grunnvísitölu (vístala í gildi á opnunardegi tilboða) er báðum aðilum heimilt að krefjast samsvarandi breytinga á samningsverði.

Nái breyting vísitölunnar 5% viðbótarbreytingu frá grunnvísitölu (vístala í gildi á opnunardegi tilboða), þ.e. breyting um: 5%, 10% o.s.frv. frá grunnvísitölu, verður heimilt að breyta samningsverðum.

Beiðni um verðbreytingu ásamt nýjum verðlista skal berast á tölvutæku formi. Í efnislínu tölvupósts skal taka fram númer samnings og að um sé að ræða beiðni um verðbreytingu. Koma skal fram gildandi vísitala og nýja vísitalan sem forsendur breytinga miðast við. Beiðni seljanda skal senda á netfang sem kaupandi tilgreinir hverju sinni. Þar skal koma fram útreikningur um breytingu á samningsverðum, á grundvelli vísitölu sem var til viðmiðunar gildandi verða og nýrrar vísitölu sem tekur við til viðmiðunnar nýrra verða.

Um framkvæmd verðbreytinga gildir almennt að beiðni um verðbreytingu skal berast fyrir lok 10. dags hvers mánaðar og taka gildi 15. dag hvers mánaðar. Berist beiðnin of seint verður hún ekki tekin til greina og verður þá að endurnýja beiðni um verðbreytingu fyrir lok 10. dags næsta mánaðar.

Um framkvæmd örútboða

 Örútboð skal fara fram, ef óskað er eftir föstum samningi um afhendingu kjöt og/eða fisks í tiltekinn tíma (meira en viku og samningsfjárhæð er yfir 1 mkr.) eftir atvikum eftir að skilmálar eða tæknilegar kröfur hafa verið skýrðar nánar, allt í samræmi við eftirfarandi reglur:

1. Við gerð hvers einstaks samnings skal kaupandi ráðfæra sig skriflega við þá rammasamningshafa sem efnt gætu
2. Kaupandi skal ákveða tilboðsfrest sem er nægilega langur til að rammasamningshafar geti gert tilboð vegna þess samnings sem um ræðir. Við mat á lengd frests skal taka tillit til hversu flókið efni samningsins er svo og sendingartíma.
3. Tilboð rammasamningshafa skulu vera skrifleg og skulu ekki opnuð fyrr en tilboðsfrestur hefur runnið út.
4. Kaupandi skal velja á milli tilboða rammasamningshafa á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings og hann hefur sett fram í örútboðsskilmálum. Séu engar valforsendur tilgreindar í örútboðsskilmálum ræður verð niðurstöðu örútboðs.

Tveimur eða fleiri kaupendum í rammasamningnum er heimilt að fara í sameiginlegt örútboð. Þá eru þarfir allra kaupenda sem eiga aðild að örútboðinu teknar saman sem ein innkaup. Jafnframt skal skýrt kveðið á um hversu mikið hver kaupandi ætlar að kaupa og hvenær og með hvaða hætti sérhver kaupandi óskar eftir því að fá umbeðna vöru/þjónustu afhenta. Hvorki er vikið frá þeim kröfum sem gerðar eru til bjóðenda og vöru/þjónustu í rammasamningsútboðinu né heldur þeim ákvæðum um örútboð sem getið er um í rammasamningsútboðinu. Markmið með slíkum sameiginlegum innkaupum er annars vegar að kaupendur fái hagstæðara verð vegna meira magns og að seljendur fá tækifæri til þess að skipuleggja afhendingu á því sem fyrirhugað er að kaupa í örútboðinu.

Öll almenn ákvæði rammasamnings eiga við um örútboð eftir því sem við á nema annað sé tekið fram.

Nánar um örútboð

Umhverfisskilyrði og umhverfisvottun

Ríkiskaup vinna eftir stefnu ríkisstjórnarinnar um vistvæn innkaup og grænan ríkisrekstur. Markmiðið með stefnunni er að tekið sé tillit til umhverfissjónarmiða við öll innkaup ríkisins, um leið og kostnaður og gæði eru metin. Þannig er dregið úr umhverfisáhrifum opinberrar starfsemi um leið og hvatt er til nýsköpunar og samkeppni á markaði um leiðir til að minnka álag á umhverfið.

Margar ríkisstofnanir taka þátt í Grænum skrefum í ríkisrekstri og færa grænt bókald. Því er mikilvægt fyrir seljendur/birgja í rammasamningum ríkisins að vera undirbúnir undir aukna eftirspurn eftir vistvænum vörum og lausnum.
Í samræmi við stefnu um vistvæn innkaup og grænan ríkisrekstur er það yfirlýst markmið Ríkiskaupa að rammasamningar ríkisins skuli uppfylla grunnviðmið umhverfisskilyrða í þeim vöruflokkum þar sem slík skilyrði hafa verið útbúin. Sjá nánar um vistvæn skilyrði í viðauka I og viðauka II. Kaupendum er heimilt að ítra kröfur sínar um umhverfisskilyrði og krefjast þess að seljendur uppfylli ÍTARVIÐMIÐ í stað grunnviðmiða t.d. hvað varðar lofttegundir í loftkælingu (sjá skilyrði 7) undir kafla losun koltvísýrings. 

Eftirfarandi umhverfisskilyrði eru gerð til bjóðenda og skulu valdir seljendur uppfylla þau á samningstímanum: 

• Bjóðandi skal vera með umhverfisstefnu og/eða umhverfisvottun og skila staðfestingu á vottun frá viðurkenndum aðila eða gera grein fyrir umhverfisstefnu sinni og hvernig hún er framkvæmd.
• Bjóðandi skal uppfylla lágmarksskilyrði grunnviðmiða er varða plastumbúðir. Ef vara er afhent í umbúðum úr plasti skulu umbúðirnar ekki innihalda pólývínýlklóríð (PVC) eða plastefni úr öðrum tegundum klóraðra efna. Viðmið er uppfyllt ef bjóðandi staðfestir það hér að neðan. Kaupanda er heimilt að sannreyna hvort viðmið séu uppfyllt á samningstímabilinu. 
• Viðmið umhverfisskilyrða eru byggð á viðmiðum umhverfismerkjanna; Norræni Svanurinn og Evrópublómið. Sé vara, umbúðir eða þjónusta vottuð með þessum umhverfismerkjum eða sambærilegum er það fullnægjandi staðfesting á því að viðmiðin séu uppfyllt.
• Þeir bjóðendur sem bjóða lífrænt framleidda vöru skulu uppfylla lágmarksskilyrði grunnviðmiðanna og sýna fram á það með viðurkenndu alþjóðlegu eða innlendu merki. Þær upplýsingar munu birtast á vef Ríkiskaupa til upplýsinga fyrir kaupendur. Bjóðendur skulu senda inn öll umhverfismerki og vottanir sem þeirra vöruframboð ber innan boðins flokks og skila með boðnum flokkum/hlutum (sjá flokka/hluta).   
• Bjóðendur skulu geta veitt kaupendum ráðgjöf um kaup sem uppfyllir þarfir þeirra til að uppfylla þeirra eigin umhverfisstefnur t.d. vörur eða umbúðir sem hafa sem minnst umhverfisáhrif og lægstan líftímakostnað. 
• Bjóðendur skulu ekki afhenda vörur almennt til kaupenda í einnar einingar umbúðum eða stöku skömmtum. 
• Bjóðendur skulu geta veitt kaupendum upplýsingar um upprunaland og allar aðrar upplýsingar sem þurfa að vera til staðar til útreiknings á kolefnisspori máltíða eða vara. 
• Þeir bjóðendur sem geta veitt fyrirfram upplýsingar um útreikning kolefnisspors sinna vara skulu ávallt veita þær upplýsingar til kaupenda. 
• Bifreiðar sem notaðar eru til flutnings skulu uppfylla uppfylla kröfur EURO 5 staðalsins er varðar útblástur (sjá nánar Viðauka III Vistvæn skilyrði - SAMGÖNGUR - UMHVERFISSKILYRÐI)