VEFGÁTT

VEFGÁTT

VEFGÁTT RÍKISKAUPA

Skil á veltuupplýsingum vegna rammasamninga ríkisins

islykill2Þann 1. janúar 2016 var tekið upp nýtt fyrirkomulag við ársfjórðungsleg skil seljenda á veltuupplýsingum.

Gerð er krafa um rafræn skil á veltuupplýsingum vegna rammasamninga. Skilin fara framvegis fram í gegnum vefgátt hjá Ríkiskaupum. Fyrirtæki (rammasamningsaðilar) þurfa að skrá sig inn í gáttina í gegnum auðkenningu hjá Island.is, með íslykli eða rafrænum skilríkjum.

Leiðbeiningar vegna Íslykils eða rafrænna skilríkja

Hér er gengið út frá því að fyrirtæki séu þegar með íslykil eða rafræn skilríki. Ef svo er ekki þá er hér sótt um íslykil á vef Island.is: https://innskraning.island.is/?panta=1

Leiðbeiningar fyrir notendur ef veita þarf umboð: https://www.island.is/innskraningarthjonusta/umbod/

Leiðbeiningar vegna rafrænna skilríkja eru hér: https://www.island.is/rafraen-skilriki

Vinsamlegast hafið samband beint við Þjóðskrá vegna aðstoðar eða leiðbeininga vegna íslykils eða umboðs og við Auðkenni vegna rafrænna skilríkja.

Skil á  veltutölum

Þegar notandi hefur auðkennt sig inn í gáttina með Íslykli eða rafrænum skilríkjum er ferlið býsna einfalt. Fyrst þarf að velja réttan rammasamning ( ef um marga samninga er að ræða) og réttan ársfjórðung. Athugið að alltaf þarf að skila ársfjórðungum í réttri röð, þ.e.a.s. ekki er hægt að skila inn fyrir fjórða ársfjórðung ef ekki er búið að skila inn fyrir þann þriðja.

Nokkrar leiðir eru færar við skil á veltutölum:

  1. Ef um fáar færslur er að ræða er nóg að slá inn kennitölu stofnunar/sveitafélags og veltu í þar tilgerða reiti. Síðan þarf að smella á „skrá færslu“ og er þetta skref endurtekið fyrir hverja færslu. Athugið að yfirfara að allar færslur séu réttar áður en smellt er á bláa hnappinn „ Skila inn veltuupplýsingum“.
  2. Innkeyrsla veltutalna með CSV skrá. Þegar um er að ræða margar færslur er nauðsynlegt að nota svokallaða CSV skrá til að lesa inn upplýsingarnar.  Sjá dæmi/sniðmát af CSV hér og inn í gáttinni sjálfri. Mikilvægt er að forsniðnu dálkarnir þrír haldi sér þegar upplýsingar eru slegnar eða afritaðar inn í skjalið. Þegar því er lokið er skjalið vistað og því hlaðið inn í gáttina.  Athugið þegar csv skráin er vistuð biður excel um staðfestingu um að þú viljir vista skjalið á csv formi, veljið „yes“.
    Þegar skráin er tilbúin er henni hlaðið inn í gáttina með því að smella á „browse“ takkann. Þegar búið er að finna CSV skrána þá skal smella á hnappinn „Lesa úr skrá“ til að veltuupplýsingarnar lesist inn í gáttina, hægt er að yfirfara að upplýsingar séu réttar áður en smellt er á hnappinn „skila inn veltuupplýsingum“.Þegar búið er að ýta á hnappinn birtist efst á skjánum staðfesting „viðskipti skráð á skilagrein nr. xx“.
  3. „Núll skil“.Ef engin velta hefur verið í viðkomandi samningi á viðkomandi ársfjórðungi þarf að gera grein fyrir því með því að haka í reitinn „skila inn núll viðskiptum“. Hér þarf einnig að smella á bláa hnappinn „skila inn veltuupplýsingum“ til þess að núll-færslan fari inn í gáttina.Ef það er ekki gert jafngildir það því að engin skil hafi verið framkvæmd fyrir þann ársfjórðung.

Allar frekari leiðbeiningar um skilin sjálf eru aðgengilegar hér og fyrir innskráða notendur inn í gáttinni.

Starfsfólk á Þjónustusviði Ríkiskaupa veitir aðstoð og leiðbeiningar við skil á veltutölum.

Sendið allar athugasemdir og ábendingar í netfang: rammarekstur@rikiskaup.is

Skilgreining á veltutölum

Í útboðsgögnum er gerð grein fyrir umsýsluþóknun til Ríkiskaupa og geta bjóðendur þannig gert ráð fyrir henni í boðnu verði eða afslætti. Aðeins skal skila inn veltu af umsaminni vöru eða þjónustu. Gefin er upp í veltutölum ein heildartala án vsk. á kennitölu. Sjá kennitölulista á vef Ríkiskaupa.

Listinn er ekki tæmandi og er birtur með fyrirvara um villur eða rangfærslur. Seljendur að vöru eða þjónustu verða að taka þátt í rammasamningsútboðum til að eiga þess kost að verða aðilar að rammasamningum.

Það er á ábyrgð viðkomandi seljanda að allar veltutölur séu réttar og uppgefnar.

Skilagreinum skal skila til Ríkiskaupa í síðasta lagi 15. apríl f. 1. ársfjórðung, 15. júlí f. 2. ársfjórðung, 15. október f. 3. ársfjórðung og 15. janúar f. 4. ársfjórðung.
Ef engin viðskipti hafa átt sér stað á tímabilinu milli rammasamningsaðila ber seljendum að skila inn eyðublaði skilagreina með núlltölu.

Aðild að rammasamningum

Allar ríkisstofnanir sem reknar eru að helmingi eða meira fyrir opinbert fé eru sjálfkrafa aðilar að rammasamningum Ríkiskaupa. Auk þeirra geta sveitarfélög sótt um aðild með skriflegu umboði til Ríkiskaupa til eins árs í senn. Ríkiskaup senda út bréf til allra sveitarfélaga á landinu í upphafi árs þar sem kynnt eru fyrirhuguð rammasamningsútboð á árinu og sveitarfélög eru hvött til áframhaldandi þátttöku í nýjum rammasamningum. Þá hafa einnig dvalar- og öldrunar-heimili sem eru í blandaðri eigu ríkis og sveitarfélaga og/eða sjálfseignarfélög rétt til aðildar.