Fara í efni

Innkaup skref fyrir skref

Smáinnkaup utan rammasamninga

Ef um er að ræða innkaup undir viðmiðunarupphæðum þarf að byrja á að kanna hvort vara, þjónusta eða verkefni er innan rammasamnings. Ef svo er ber að kaupa inn samkvæmt þeim samningi.

Ef vara eða þjónusta er ekki innan rammasamnings en undir viðmiðunarupphæðum, ber að fara eftir leiðbeiningum í 24. gr. OIL en það felur í sér að gæta skal samkeppni og hagkvæmni og gera samanburð meðal sem flestra fyrirtækja með sannanlegum hætti. Það má gera með því að senda tölvupóst til þeirra fyrirtækja sem vitað er að selja þjónustuna eða vöruna.

Vert er að hafa í huga við þessar aðstæður að gleyma ekki smáum fyrirtækjum sem eru að stíga sín fyrstu skref og gefa þeim kost á að gera tilboð. Opinberir kaupendur þurfa að hafa í huga að þeirra markaðshegðun getur haft mikil áhrif á hvort ný fyrirtæki ná fótfestu á markaðnum og efla þannig samkeppni.

Rammasamningar

Ef  rammasamningur hefur verið gerður um vöru eða þjónustu, þá er A-hluta-stofnunum skylt að kaupa inn samkvæmt þeim samningum. Sama gildir um sveitarfélög og aðra opinbera kaupendur sem eru aðilar að þeim. Kærunefnd útboðsmála hefur úrskurðað í kærum á hendur kaupendum sem hafa keypt utan rammasamninga. Niðurstaðan er sú að rammasamningar eru skuldbindandi samkvæmt efni sínu. Ef engar undanþágur eru í rammasamningi til að kaupa utan rammasamnings gildir sama meginregla og um alla aðra samninga, þeir eru bindandi.

Mikilvægt er fyrir opinbera aðila að kynna sér vel þá rammasamninga sem í gildi eru. Auðvelt er fyrir kaupendur að fá aðgang til að skoða kjör og nálgast upplýsingar um seljendur í rammasamningunum.

Reikningar vegna innkaupa A-hlutastofnana birtast á vefsíðunni Opnir reikningar ríkisins og á vefsíðum sumra sveitarfélaga eru reikningar einnig birtir. Þar geta seljendur innan rammasamninga fylgst með því hvort kaupandi virðir gerða samninga. 

Innkaup yfir viðmiðunarfjárhæðum um útboðsskyldu

Viðmiðunarfjárhæðir

Viðmiðunarfjárhæðir eru tvenns konar. Annars vegar fyrir útboðsskyldu innanlands og hins vegar fyrir útboðsskyldu á Evrópska efnahagssvæðinu. Viðmiðunarfjárhæðir um útboðsskyldu innanlands eru birtar í 1. mgr. 23. gr. laga um opinber innkaup (OIL). Í 4. mgr. 23. gr. OIL er fjallað um viðmiðunarfjárhæðir á EES-svæðinu og er þar slóð á reglugerð þar sem allar viðmiðurnarfjárhæðir eru tilgreindar. Mikilvægt er að skoða hvort breytingar hafa verið gerðar á reglugerðinni til hækkunar eða lækkunar á viðmiðunarmörkum.

Allar breytingareglugerðir eru birtar hjá frumreglugerðinni á www.reglugerd.is

 Ríkiskaup birtir nýjar reglugerðir og breytingar á þeim á vefsíðunni. 

Útreikningur á virði samninga

Mikilvægt er að skoða vel hvernig virði samnings er reiknað út. Í 25. gr. OIL kemur fram að horfa þarf á heildarfjárhæð innkaupanna, þ.m.t.  hvers kyns valfrjáls ákvæði og framlengingarheimildir.

Sé samningur t.d. um innkaup á símaþjónustu næstu tvö árin og gert er ráð fyrir heimild til framlengingar á samningi tvisvar um eitt ár, þá er raunverulegt virði samnings sú fjárhæð sem greiða þarf fyrir þjónustuna næstu fjögur árin, jafnvel þótt alls ekki sé víst að kaupandi ætli að nýta sér framlengingarheimild. Ef í samningnum er valkostur um að kaupa internet-þjónustu af seljandanum, þá ber að áætla þann þátt inn í heildarkostnaðinn, jafnvel þótt óvíst sé að sú þjónusta verði keypt á samningstímanum.

Óheimilt er að skipta samningum upp til að komast hjá útboðsskyldu

Óheimilt er að er að skipta upp verki eða innkaupum á vöru, verki eða þjónustu í því skyni að innkaup verði undir viðmiðunarfjárhæðum nema slíkt sé réttlætanlegt á grundvelli hlutlægra ástæðna. Sjá nánar 25. gr. OIL um útreikning á virði samnings.

 Þegar innkaupum á fyrirhuguðu verki eða þjónustu er skipt upp í fleiri sjálfstæða samninga skal miða við samanlagt virði allra samninganna þegar meta skal hvort auglýsa ber innanlands eða á EES-svæðinu. Dæmi um þetta er verkframkvæmd þar sem kaupa þarf hönnun, verkeftirlit, uppsteypu og alls kyns fleiri verkþætti við byggingu húss. Þá verður að horfa á heildarfjárhæð kostnaðaráætlunar við byggingu alls hússins, jafnvel þótt margir samningar við byggingu hússins séu undir viðmiðunarmörkum um útboðsskyldu. Ef heildarfjárhæðin fer yfir mörkin, þá eru allir samningarnir útboðsskyldir.

Sé samanlagt virði allra samninganna yfir viðmiðunarfjárhæðum skal líta svo á að verðgildi hvers og eins samnings sé einnig yfir viðmiðunarmörkum. Í svona tilvikum er þó heimilt að gera einstaka samninga án útboðs fyrir allt að 20 % af samanlagðri heildarfjárhæð allra samningshluta. Heimild til að kaupa allt að 20% af samanlagðri heildarfjárhæð allra samningshluta án útboðs er þó takmörkuð af hámarksfjárhæð sem er auglýst í reglugerð um viðmiðunarfjárhæðir um útboðsskyldu og breytinga á henni á grundvelli 122. og 4. mgr. 23. gr. OIL. Svigrúmið er ekki mikið í fjárhæðum þegar horft er til hámarksfjárhæða. 

Sama á við þegar innkaupum á vöru af svipaðri tegund er skipt upp í fleiri sjálfstæða samninga. Sé samanlagt virði allra samninganna yfir viðmiðunarfjárhæðum skal líta svo á að verðgildi hvers og eins samnings sé einnig yfir viðmiðunarmörkum.

 Í neðangreindum ákvæðum er fjallað nánar um virði hverrar tegundar af samningum.

  • Virði verksamninga í 26. gr. OIL.
  • Virði vörusamninga í 27. gr OIL.
  • Virði þjónustusamninga í 28. gr. OIL
  • Virði viðvarandi eða endurnýjanlegra vöru- og þjónustusamninga í 30. gr. OIL.
    • Virði rammasamninga og gagnvirkra innkaupakerfa í 31. gr. OIL
    • Virði nýsköpunarsamstarfs í 32. gr. OIL.

Þarfagreining

Tilgangur með þarfagreiningu er að meta þörfina fyrir innkaupin, móta stefnu varðandi innkaupin og tryggja umboð til að halda áfram. Hér eru leiðbeiningar  um hvaða spurningum þarf að svara áður en ráðist er í innkaup. Hversu vandlega það er gert í hverju tilviki fyrir sig er breytilegt eftir aðstæðum og flækjustigi innkaupanna.

Ná innkaup að uppfylla þörfina?

  1. Hver er sú sérstaka áskorun sem þarf að leysa?
  2. Hvaða tilgangi ættu innkaupin að ná? Eru mælanleg markmið?
  3. Hverjar eru meginreglur eða viðmið fyrir innkaupin?
  4. Eru allar þarfir undir í samningi eða er hægt að ná einhverju fram með eigin auðlindum? T.d. innkaup á sérfræðiþjónustu þar sem þarf að vinna verkefni í samráði við eigin sérfræðinga.
  5. Hvaða stefnur eru í gildi varðandi innkaupin? Innkaupastefna, umhverfisstefna, jafnréttisstefna eða annað?
  6. Hvaða viðmiðum ætti að fylgja varðandi umhverfisáhrif og félagsleg markmið? Er hætta á óeðlilega lágum tilboðum? Sjá 81. gr. OIL.
  7. Eru rammasamningar í gildi? Hverjar eru reglur þeirra um kaup innan samnings, örútboð eða lágmarkskröfur? Hvaða lágmarksgæði þarf lausn að uppfylla?
  8. Hvaða kröfur eru gerðar um rafræn viðskipti ?
  9. Eru lausnir til á markaðnum eða er tækifæri til að þróað nýjar lausnir? Ef fyrirhugað er að þróa nýja lausn sem gæti nýst fleiri opinberum aðilum gæti verið að innkaupin séu undanskilin skv. o. lið 1. mgr. 11. gr. OIL.
  10. Eftir þarfagreiningu ætti að liggja fyrir skýrt umboð til að halda áfram,  frá aðila sem hefur heimild til að skuldbinda opinbera aðilann.

Þörf á innkaupum getur t.d. komið upp vegna þess að:

1. Samningstími um þjónustu eða vöru er að renna út.

Ekki er heimilt að framlengja samninga ef slík framlengingarheimild var ekki í útboðsskilmálum vegna fyrri samnings. Sjá einnig 40. gr. laga um opinber fjármál sem takmarkar tímalengd rekstarsamninga.

2. Breytingar á lögum eða stöðlum sem kalla á breytingar á rekstri og þjónustu.

3. Skipulagsbreytingar eða ný verkefni.

4. Breytingar á fjárveitingum eða pólitísk stefnumótun.

Undirbúningur innkaupa og útboðs

Til að innkaup heppnist vel er mikilvægt að gefa sér góðan tíma í skipulagningu og gera áætlanir um innkaup eins langt fram í tímann og unnt er. Ef forsendur í byrjun eru rangar og innkaupin illa undir búin, er ekki hægt að laga það eftir opnun tilboða. Í byrjun þarf að skilgreina vel hverju innkaupin eiga að ná fram og hvaða leiðir eru færar að því markmiði. Það er mikilvægt að samkeppnin fari fram á réttum forsendum og kaupandinn fái það út úr samningnum sem lagt var upp með.

 Mat á þörfum og áskorunum er tækifæri til skilvirkni og verðmætasköpunar. Hér skilgreinist það sem ætlað er að hrinda í framkvæmd. Umfangið er breytilegt en stefnumörkun er mikilvæg og skilgreining á markmiðum og umfangi innkaupanna.

Áður en innkaupaferli hefst er kaupanda heimilt að gera markaðskannanir til að undirbúa innkaup og upplýsa fyrirtæki um áformuð innkaup og kröfur varðandi þau. Fjallað er um markaðskannanir í 45. gr. OIL. Til þess getur kaupandi fengið ráðgjöf frá fyrirtækjum, sjálfstæðum sérfræðingum eða öðrum opinberum aðilum. Ráðgjöf má nota við skipulagningu og framkvæmd innkaupaferlis með því skilyrði að samkeppni sé ekki raskað og að meginreglum um gagnsæi og jafnræði sé framfylgt.  

Það er mikilvægt að kaupendur og seljendur geti átt góð samskipti og stundum er það nauðsynlegt því kaupandinn veit í raun og veru ekki hvað það er sem hann vantar.  Hann vantar lausn á ákveðnu vandamáli en þekkir ekki tæknilegu lausnirnar. Þá er gott að geta átt samtal við þau fyrirtæki sem bjóða slíkar lausnir til að fá innsýn í hvað er hægt að gera áður en útboðsskilmálar eru skrifaðir. Í viðmiðum um góða starfshætti fyrir starfsmenn sem annast opinber innkaup má sjá umfjöllun um undirbúning innkaupa og hversu langt má ganga í að hafa samskipti við fyrirtæki á markaðnum.

Undirbúningur er lykilatriði. Ef kaupandi notar alltaf sömu útboðsskilmálana og kynnir sér ekki nýjungar á markaðnum verða engar framfarir. Einnig er vert að hafa í huga að seljendur lesa ekki hugsanir. Það þarf að skrá niður allt sem lausn þarf að uppfylla og hafa inni í samningi. Það sem gleymdist að setja í útboðsskilmála og samning getur leitt til þess að kaupandi verður óánægður með þá lausn sem honum býðst í kjölfar útboðs.

Hvað er innkaupaferill eða útboð?

Útboð er  yfirheiti yfir margar tegundir innkaupaferla.  Innkaupaferli er yfirheiti yfir þau lögákveðnu ferli sem koma til greina við opinber innkaup. Í stuttu máli þá er meginreglan sú að bjóða skal innkaup út í almennu eða lokuðu útboði að undangengnu forvali. Fjallað er um meginregluna í 33. gr. OIL.

Almennt útboð skv. 34. gr. OIL tryggir sem mesta samkeppni þar sem allir geta tekið þátt og engum er hindruð þátttaka að því gefnu að fyrirtæki eigi yfirleitt rétt á að taka þátt í útboðum á Íslandi skv. 16. gr. OIL.

Í lokuðu útboði skv. 35. gr. OIL geta öll fyrirtæki sótt um að taka þátt en aðeins þau fyrirtæki sem kaupandi hefur valið á grundvelli hæfismiðaðs vals geta lagt fram tilboð.

Rammasamningar eru gerðir að undangengnu almennu eða lokuðu útboði, oftast almennu. Útboðsskyldu hefur því verið fullnægt. Kaupendur eru skuldbundnir til að skipta við rammasamningshafa um þau viðskipti sem samningurinn fjallar um, nema undantekningar séu sérstaklega orðaðar í útboðsgögnum og samningi. Fjallað er um rammasamninga í 40. gr. OIL. Rammasamningar eru mjög mismunandi. Rammasamningur er samningur sem einn eða fleiri kaupendur gera við einn eða fleiri bjóðendur í þeim tilgangi að ákveða skilmála samninga sem gerðir verða á tilteknu tímabili. Rammasamningar mega aðeins gilda í 4 ár en á því geta þó verið undantekningar, t.d. ef stofnkostnaður er mikill.

 Nýsköpunarsamstarf er innkaupaferli skv. 38. gr. OIL sem er alltaf hægt að nota. Það er innkaupaferli fyrirtæki geta sótt um að taka þátt í og felur í sér að kaupandi stýrir viðræðum við þau fyrirtæki sem valin hafa verið til að taka þátt í ferlinu, með það að markmiði að þróa nýsköpunarvöru, -þjónustu eða -verk. Þetta innkaupaferli er sniðugt að velja þegar kaupandi þarf lausn sem ekki er til á markaðnum.

Samkeppnisútboð skv. 36. gr. OIL og samkeppnisviðræður skv. 37. gr. OIL og eru heimiluð  

a. Þegar ekki er hægt að mæta þörfum kaupanda án þess að aðlaga lausnir sem fyrir hendi eru.

b. Þegar innkaup fela í sér hönnun eða nýsköpun.

c. Þegar ekki er hægt að gera samning án undanfarandi samningsviðræðna vegna þess hversu flókinn, áhættusamur eða sérstakur samningur er. Samningur telst sérlega flókinn þegar ekki er mögulegt með hlutlægum hætti að skilgreina þau tæknilegu atriði sem fullnægt geta þörfum eða markmiðum kaupanda eða kaupandi getur ekki skilgreint lagalega eða fjárhagslega gerð framkvæmdar.

d. Þegar kaupandi getur ekki skilgreint tæknilýsingar af nægilegri nákvæmni með tilvísun til staðals, evrópska tæknimatsins, sameiginlegrar tækniforskriftar eða tækniviðmiðunar.

e. Þegar einungis berast ógild eða óaðgengileg tilboð, sbr. 82. gr. OIL í almennu eða lokuðu útboði. Við þær aðstæður þarf kaupandi ekki að birta almenna útboðsauglýsingu ef ferlið tekur til allra bjóðenda sem uppfylla forsendur fyrir hæfismiðuðu vali, sem settar eru fram í 68.–77. gr. OIL og lögðu fram tilboð í upphaflegu útboði, í samræmi við formlegar kröfur innkaupaferlisins.

Samningskaup án undangenginnar útboðsauglýsingar eru heimil í algerum undantekningartilvikum sem tilgreind eru í 39. gr. OIL. Þær undantekningar sem taldar eru upp í greininni eru túlkaðar mjög þröngt því að meginreglan er að auglýsa fyrirhuguð innkaup og gefa kost á samkeppni.

 Til að tryggja að samningskaup feli ekki í sér brot gegn 39. gr. OIL getur verið nauðsynlegt að kalla eftir upplýsingum frá markaðum með því að auglýsa (RFI – request for information) á TED (rafrænum viðbæti við stjórnartíðindi Evrópusambandsins) og birta tilkynningu um fyrirhuguð innkaup skv. b. lið 1. mgr. 116. gr. OIL. Í slíkri tilkynningu kaupanda um að hann hyggist gera samning um innkaup skal gera grein fyrir kaupanda, efni samnings, fyrirhuguðum viðsemjanda og ástæðum þess að talið er heimilt að gera samning án undangenginnar útboðsauglýsingar. Auk þess skulu koma fram aðrar viðeigandi upplýsingar ef því er að skipta. Við birtingu tilkynninga skal fylgja reglum um birtingu almennra útboðsauglýsinga, sbr. 55. gr. OIL eftir því sem við á. Tilkynning skv. 116. gr. OIL er kölluð gegnsæistilkynning án skyldu (e. Voluntary Ex Ante Transparency Notice eða VEAT) og ef engar kærur berast innan tímamarka tilkynningarinnar þá ætti það að koma í veg fyrir að samningur verði gerður óvirkur skv. 115. gr. OIL ef talið er að öll skilyrði 39. gr. OIL hafi verið uppfyllt. Kaupandi sem ákveður að fara þessa leið ber fulla ábyrgð á samningsgerðinni en Ríkiskaup geta aðstoðað við að birta framangreindar tilkynningar á TED. Að lokinni samningsgerð er skylt að birta tilkynningu um samninginn á TED (award notice).

Ferlið skal skjalfest

Í öllum skrefum ber að skjalfesta aðgerðir vegna innkaupa og mat á tilboðum. Öll innkaup skulu því skjalfest og skjölin varðveitt. Í gögnum skulu vera upplýsingar um helstu ályktanir, niðurstöður og mat. Útboðsgögn eru sjálfstæð gögn, en byggjast á mati eftir kortlagningu á þörfum, frumathugun og viðeigandi markaðskönn. Sjá 96. gr. OIL um samningsskýrslur vegna innkaupa yfir viðmiðunarfjárhæðum á EES. Athugið að ekki þarf slíka skýrslu v. innkaupa innan rammasamninga. Með því að fara með útboð í gegn hjá Ríkiskaupum, er allt ferlið skjalfest frá upphafi til enda í mála- og skjalakerfi.

Hlutverk kaupanda, Ríkiskaupa og ráðgjafa - ábyrgð á undirbúningsstigi

Hlutverk kaupanda

  1.       Kannar hvaða lausnir eru í boði á markaðnum. Sjá 45. og 46. gr. OIL um hvaða samskipti má hafa við seljendur á þessum tíma.
  2.       Tryggir að fjárveiting sé til staðar áður en innkaupaferlið hefst.
  3.       Tilnefnir starfsmenn í verkefnið og býr til verkefnahóp eða stýrihóp ef þurfa þykir miðað við umfang verkefnis.
  4.       Sé kaupandi aðili að rammasamningum Ríkiskaupa er skylt að kaupa inn skv. þeim í samræmi við skilmála þeirra. Einnig gera Ríkiskaup í einhverjum tilfellum samninga f.        hönd A-hlutastofnana með sameiginlegum örútboðum. Sjá upplýsingar um rammasamninga.
  5.      Séu innkaup útboðsskyld skv. 23. gr. OIL þarf að auglýsa útboð á utbodsvefur.is og einnig í rafrænum viðbæti við stjórnartíðindi EB sem kallast TED (Tenders electronic           daily). Allar A-hlutastofnanir fara með útboð yfir viðmiðunarmörkum í gegnum Ríkiskaup skv. reglugerð um fyrirkomulag innkaupa ríkisins nr. 755/2019.
  6.      Kemur á samstarfi við Ríkiskaup með verkbeiðni. Sumir kaupendur hafa samning við Ríkiskaup varðandi fyrirkomulag innkaupaþjónustu sbr. 2. mgr. 100. gr. OIL og er þá         unnið í samræmi við þann samning.
  7.      Tekur saman tölur yfir núverandi kostnað, gerir kostnaðaráætlun, skilgreinir tæknilýsingu og umfang verkefnis. Hér gæti verið gagnlegt að ræða við Ríkiskaup um                       möguleika á nýsköpun með því að skilgreina þarfir fremur en tæknilega eiginleika þess sem á að kaupa.
  8.     Tekur saman upplýsingar um reynslu af fyrri samningum. Ef fyrri samningur hefur reynst illa, er mikilvægt að setja fram skilmála í útboðsgögnum til að koma í veg fyrir að      slíkt endurtaki sig.
  9.     Velur í samstarfi við Ríkiskaup tegund innkaupaferils sem hentar verkefninu skv. 33. gr. OIL , hvaða hæfiskröfur (skv. 69.–72. gr. OIL og 12. gr. rgj. 955/2016) skulu gerðar          til  seljenda og hvaða valforsendur ( skv. 79. og 80. gr. OIL) verða lagðar til grundvallar.
  10.   Hafnar eða samþykkir lokaútgáfu útboðsgagna.
  11.   Annast samningstjórnun eftir að samningur kemst á og metur árangur samnings miðað við markmið.
  12.   Ef gera þarf breytingar á samningi á samningstíma þarf að meta skv. 90. gr. OIL hvort þær eru heimilar eða hvort þær eru svo umfangsmiklar að fara þarf í nýtt útboð. 

Hlutverk Ríkiskaupa / eftir tilvikum viðkomandi innkaupadeildar

  1.     Útvegar verkefnisstjóra og stýrir verkefninu frá upphafi til enda.
  2.     Bendir á færar leiðir og ráðleggur um aðferðafræði/val á innkaupaferli, mögulegar hæfiskröfur og valforsendur.
  3.     Gerir formlega markaðskönnun ef þarf (Request for information - RFI) – til að afla upplýsinga um hvaða lausnir eru til á markaðnum.
  4.     Sér um forauglýsingar ef þörf er á.
  5.    Undirbýr verkefni í rafrænu útboðskerfi.
  6.    Lýkur við gerð útboðsgagna skv. kröfum 47. – 48. gr. OIL í samræmi við gæðaferil Ríkiskaupa
  7.    Sér um að útboðið sé auglýst með lögmætum hætti á utbodsvefur.is og í rafrænum viðbæti við stjórnartíðindi Evrópusambandsins (TED) skv. 55 og 56. gr. OIL.
  8.    Sér um framkvæmd í útboðskerfi þ.m.t. formlega móttöku og svörun fyrirspurna og athugasemda á tilboðstíma, opnun tilboða, gerð opnunarskýrslu og birtingu sbr. 65.           gr.  OIL, mat á tilboðum, tilkynningu um val tilboðs með lögmætum biðtíma og tilkynningu um töku tilboðs eftir lok biðtíma skv. 85. gr. 86. gr. OIL og að lokum þarf að birta      tilkynningu um gerðan samning. Sjá reglugerð nr. 955/2016 um kröfur um upplýsingar sem koma eiga fram í auglýsingum
  9.   Aðstoðar ef innkaupaferlið er kært til kærunefndar útboðsmála eða önnur lögfræðileg álitaefni koma upp þar til samningur er gerður.
  10.   Ríkiskaup vinna skv. tíma- og verkefnisáætlun sem að jafnaði er gerð vegna tiltekins verkefnis og skv. gjaldskrá sem birt er í Stjórnartíðindum. Einstaka kaupendur sem         eru með mörg útboð á ári gera sérstakan samning við Ríkiskaup um verkaskiptingu skv. 2. mgr. 100. gr. OIL sem getur verið með öðrum hætti en hér er talið.   

Tæknilegur ráðgjafi

Við flókin tæknileg innkaup getur verið nauðsynlegt fyrir kaupanda að kaupa þjónustu tæknilegs ráðgjafa til að aðstoða við gerð tæknilýsingar sbr. 49. – 50. gr. OIL. Hans hlutverk er þá að:

  1.     aðstoða við gerð þarfagreiningu í samræmi við sérþekkingu á markaði 
  2.     greina notkunarþarfir og áætlaða framtíðarnotkun.
  3.     ráðleggja um áhættu með tilliti til þarfagreiningar.
  4.     bera ábyrgð á tækni- eða þarfalýsingu útboðsgagna.  

Tæknilegur ráðgjafi gæti valdið því að fyrirtæki hans verður vanhæft til að leggja fram tilboð því það gæti talist brot gegn jafnræði ef hans tilboð er tekið til mats. Sjá 46. gr. OIL. Ráðlegt er að tæknilegur ráðgjafi undirriti trúnaðaryfirlýsingu. Ráðgjöf tæknilegs ráðgjafa getur í sumum tilvikum verið svo umfangsmikil, að nauðsynlegt er að bjóða út hans þjónustu.

Samningsstjórnun

Samningsstjórnun hjá opinberum aðilum felst í því að fylgjast reglulega með því hvort seljandi uppfyllir skyldur sínar skv. samningi og skrá frávik og gera kröfur um úrbætur í samræmi við ákvæði samnings. Sé um viðvarandi eða stórkostlega vanrækslu seljanda að ræða getur verið nauðsynlegt að rifta samningnum eða grípa til annarra vanefndaúrræða samningsins.

 Í viðamiklum samningum eru oft ákvæði um hvaða aðilar stjórna samningnum, hvað skal gera þegar upp kemur ágreiningur og hvaða vanefndaúrræði eru heimil. Einnig er oft tilvísun í staðla sem eru til fyllingar og skýringar varðandi útboðs- og samningsskilmála, t.d. ÍST 30 um verkframkvæmdir. 

Þegar kaupandi telur að hans tilmæli um úrbætur séu ekki virt getur verið nauðsynlegt að kaupa lögfræðiþjónustu til að knýja seljanda til að sinna sínum skyldum með öllum tiltækum vanefndaúrræðum. Vanefndaúrræði auk riftunar geta verið krafa um afslátt eða skaðabætur.

Breytingar á samningi

Takmarkanir eru á því hversu langt er hægt að ganga í að breyta skilmálum samnings. Meginatriði samnings eru t.d. hverjir eru samningsaðilar, verð og afhendingartími. Það væri enginn tilgangur í að bjóða út samninga ef kaupendur og seljendur gætu breytt samningum að vild þegar búið er að bjóða þá út.  

Í 90. gr. OIL er greint frá því við hvaða aðstæður er leyfilegt að gera breytingar á samningi án nýs útboðs. Í 91. gr. OIL er kveðið á um heimildir kaupanda til einhliða uppsagnar samnings.

 

Texti DS. 27.01.2020
Byggt á handbók DIFI "Trin for Trin"

 

Uppfært 5. febrúar 2020