Nýr samningur tók gildi 01.07.2017 og gildir í 2 ár með heimild til framlengingar tvisvar sinnum til eins árs í senn. Ríkiskaup fyrir hönd kaupenda í þessum samningi, að undanskildu Rekstrarfélagi Stjórnaráðsins, hafa ákveðið að framlengja gildistíma samningsins um eitt ár, til 30.6.2020.

Samkvæmt samþykkt ríkisstjórnarinnar frá desember 2019  á meginreglan  að vera að allar bifreiðar ríkisins verði vistvænar nema öryggis- eða notkunarkröfur krefjist annars.
Frétt af vef Stjórnarráðsins um stefnu ríkisstjórnar varðandi kaup á vistvænum bílum

Hvernig skal bera sig að við kaup á bifreiðum?

1. Umsókn send til bílanefndar 

Þeir aðilar er hafa hug á að kaupa bifreiðar fyrir hönd stofnana eða ríkisfyrirtækja skulu senda inn:

• umsokn til bílanefndar ríkisins 
• Orutbodsform-vegna-bifreidakaupa; þar sem 
• tæknilegar kröfur í örútboði sem kaupendur geta notað sem hluta af örútboðsgögnum ef það hentar. Athugið að ekki er um tæmandi lista að ræða. Daemi-um-taeknilegar-krofur-i-orutbodi .

Í umsókninni skal koma fram:

• Heiti stofnunar eða ríkisfyrirtækis
• Stutt lýsing á hlutverki og þörfum
• Áætlaður akstur á ári
• Örútboðslýsing með upplýsingum um sérbúnað og aukabúnað 
• Ef ekki er óskað eftir vistvænum bíl þarf rökstuðningur fyrir því að fylgja umsókn. 

Útfyllt umsóknareyðublað má senda í tölvupósti á bilanefnd@rikiskaup.is eða í pósti til Ríkiskaupa merkt: 

Ríkiskaup
B. t. Bílanefndar ríkisins
Borgartúni 7, 105 Reykjavík.

Tengiliður Ríkiskaupa hjá bílanefnd er Helena Rós Sigmarsdóttir.   

2. Kaupendur fara í örútboð

 Væntanlegir kaupendur, sem fengið hafa heimild hjá bílanefnd ríkisins til bílakaupa skulu efna til örútboðs samkvæmt samþykkt nefndarinnar um þær bifreiðar sem kaupa skal. 

Til  að senda örútboð og aðrar fyrirspurnir á seljendur er valinn flipinn Seljendur hér að ofan.

Ath. kaupendur geta notað sama skjal til að draga saman niðurstöður innsendra tilboða.

  Tilbodsskra-1            Tilbodsskra-2 

3. Bifreið pöntuð 

Í kjölfar örútboðs skal kaupandi senda inn pöntunarbeiðni ásamt samþykki bílanefndar ríkisins, örútboðslýsingu og öllum tilboðum boðinna bifreiða og samantektarblaði til Ríkiskaupa á grundvelli örútboðsins. Ríkiskaup panta skriflega hjá seljendum allar bifreiðar sem fyrirhugað er að kaupa. Pöntun skal senda á innkaup@rikiskaup.is.

Í pöntun sinni til seljanda munu Ríkiskaup munu tilgreina þá stofnun eða ríkisfyrirtæki sem viðkomandi bifreið er fyrir, og skal sá aðili vera skráður fyrir bifreiðinni sem kaupandi en Ríkiskaup skráð á reikning sem greiðandi. 

Seljendur skulu staðfesta við Ríkiskaup pantanir og tilgreina væntanlegan afhendingardag.

4. Afhending

Afhending bifreiðar/bifreiða fer fram samkvæmt skilmálum örútboðsins. Seljanda ber því að staðfesta afhendingartíma með formlegum hætti í tilboði sínu. Dragist afhending um 2 vikur frá umsömdum afhendingartíma er kaupanda heimilt að rifta kaupum. 

Um örútboð 

Örútboð er innkaupaferli þar sem kaupandi leitar, með hæfilegum fyrirvara, skriflegra tilboða meðal samningshafa um skilmála sem ekki hefur verið mælt fyrir um í viðkomandi bifreiðasamningi og lýkur jafnan með samningi við þann bjóðanda sem leggur fram besta tilboðið á grundvelli þeirra valforsendna sem fram koma í útboðsskilmálum bifreiðasamningsins. Kaupendum er bent á að nýta sér skilyrði um  vistvæn innkaup við kaup á bifreiðum, sjá nánar á www.vinn.is (Opnast í nýjum vafraglugga) .

Örútboð getur farið fram hvort heldur með rafrænum hætti eða skriflegum. Þá er stutt lýsing á þeirri bifreið/um sem þörf er á send til allra aðila innan bifreiðasamningsins og óskað eftir verði sem samanstendur af tilboðsverði og kostnaði við meðaleyðslu bifreiðar í 100 þús km sbr.   Tilbodsskra-1, Ef einnig er óskað eftir ábyrgðar- og þjónustuskoðunum skal nota Tilbodsskra-2. 
Að almennum kröfum bifreiðasamnings og sértækum kröfum örútboðsins uppfylltum er lægsta verði tekið.

Í örútboðum eru settar fram kröfur um tæknilega eiginleika og þjónustu sem óskað er eftir; Dæmi um tæknilegar kröfur í örútboði, sjá lið 1 í Umsókn send til Bílanefndar.

Örútboð eru eingöngu framkvæmd innan bifreiðasamnings milli allra aðila sem efnt geta samninginn. Ekki er heimilt að gera samning um kaup á bifreiðum á grundvelli bifreiðasamnings án undangengins örútboðs. Brjóti seljandi gegn ákvæði þessu áskila Ríkiskaup sér rétt til að vísa seljanda úr samningi.