1. Kaupandi sendir umsókn til bílanefndar 

Umsókn um bifreiðakaup til bílanefndar ríkisins skal skilað af vef Ríkiskaupa. Með henni skal skila örútboðsformi og tæknilýsingu, word-skjal sem hægt er að nálgast í umsóknarforminu. 

Nota þarf innskráningu á rammasamningssvæði til að opna umsóknarformið.

Umsókn til bílanefndar ríkisins vegna bifreiðakaupa

2. Kaupandi fer í örútboð

Þegar bílanefnd hefur samþykkt umsóknina skal kaupandi efna til örútboðs um þá / þær bifreið/ar sem kaupa skal. Nota skal örútboðsformið og tæknilýsinguna sem fylgdu umsókninni.

Um örútboð 

Örútboð er innkaupaferli þar sem kaupandi leitar, með hæfilegum fyrirvara, skriflegra tilboða meðal samningshafa um skilmála sem ekki hefur verið mælt fyrir um í viðkomandi bifreiðasamningi og lýkur jafnan með samningi við þann bjóðanda sem leggur fram besta tilboðið á grundvelli þeirra valforsendna sem fram koma í útboðsskilmálum bifreiðasamningsins. Kaupendum er bent á að nýta sér skilyrði um  vistvæn innkaup við kaup á bifreiðum, 

Í örútboðum eru settar fram kröfur um tæknilega eiginleika og þjónustu sem óskað er eftir.

Örútboð eru eingöngu framkvæmd innan bifreiðasamnings milli allra aðila sem efnt geta samninginn. Ekki er heimilt að gera samning um kaup á bifreiðum á grundvelli bifreiðasamnings án undangengins örútboðs. Brjóti seljandi gegn ákvæði þessu áskila Ríkiskaup sér rétt til að vísa seljanda úr samningi.

Örútboð getur farið fram hvort heldur með rafrænum hætti eða skriflegum. Þá er stutt lýsing á þeirri bifreið/um sem þörf er á send til allra aðila innan bifreiðasamningsins og óskað eftir verði sem samanstendur af tilboðsverði og kostnaði við meðaleyðslu bifreiðar í 100 þús km sbr.  Tilbodsskra-1, Ef einnig er óskað eftir ábyrgðar- og þjónustuskoðunum skal nota Tilbodsskra-2. 

Að almennum kröfum bifreiðasamnings og sértækum kröfum örútboðsins uppfylltum er lægsta verði tekið.

Til að senda örútboð og aðrar fyrirspurnir á seljendur er valinn flipinn „Seljendur“ á síðu rammasamnings um bifreiðakaup ríkisins.
Neðst á þeirri síðu er hnappur „Örútboð“ með honum sendist útboðið eða fyrirspurnin á alla seljendur innan samningsins.
Að örútboði loknu skal kaupandi taka saman öll tilboðin sem bárust í eitt skjal.
Ath. kaupendur geta notað sama skjal til að draga saman niðurstöður innsendra tilboða.

 3. Kaupandi leggur fram pöntun til Ríkiskaupa

Í kjölfar örútboðs skal kaupandi senda inn pöntunarbeiðni á þar til gerðu eyðublaði til Ríkiskaupa á netfangið: innkaup@rikiskaup.is 

Beiðninni þarf að fylgja eftirfarandi skjöl:

• Samþykki bílanefndar ríkisins
• Örútboðsform og tæknilýsing
• Samantektarblaði á tilboðum á grundvelli örútboðsins.

 Pöntunarbeiðni 

4. Ríkiskaup panta bifreið

Ríkiskaup pantar skriflega þá/þær bifreið/ar sem á að kaupa. Í pöntun sinni til seljanda munu Ríkiskaup tilgreina þá stofnun eða ríkisfyrirtæki sem viðkomandi bifreið er fyrir. Sá aðili skal vera skráður fyrir bifreiðinni sem kaupandi en Ríkiskaup skráð á reikning sem greiðandi. 

Seljendur skulu staðfesta við Ríkiskaup pantanir og tilgreina væntanlegan afhendingardag.

5. Afhending

Afhending bifreiðar/bifreiða fer fram samkvæmt skilmálum örútboðsins.