Fara í efni

Verðkönnun eða verðfyrirspurn? - Leiðbeiningar til kaupenda

Algengt er að rugla saman hugtökum þeaar kemur að þvi annars vegar að kanna hvað vara kostar, t.d. innan rammasamnings þar sem einungis er samið um afsláttarkjör og hins vegar að gera formlega verðfyrirfyrirspurn vegna kaupa á vöru og/eða þjónustu undir viðmiðunarmörkum útboða.

Verðfyrirspurn er óformleg fyrirspurn til seljenda um það hvað þeir hafa að bjóða og þá á hvaða verði.  Þessi háttur er stundum notaður þegar verið er að gera könnun á markaði í undirbúningi almennra útboða eða fyrir innkaup undir innlendum viðmiðunarfjárhæðum í samræmi við 24. gr. laga um opinber innkaup.

Þannig verður að gera skýran greinarmun á því hvort óskað er eftir tilboðum í örútboði eða hvort verið er að þreifa á verði og kjörum.  Til þæginda fyrir kaupendur í rammasamningum er fyrirspurnarhnappur við hvern rammasamningsflokk sem hægt er að nota til að senda einfalda verðkönnun, örútboð eða aðrar fyrirspurnir í tölvupósti á alla birgja innan viðkomandi samnings, en mikilvægt er að upplýsa mögulega bjóðendur nákvæmlega um það sem kaupandi fyrirhugar að gera hverju sinni.

Nánari skýringar

En hvaða úrræði hafa kaupendur til að kanna verð og framboð hjá seljendum og hvenær þarf að beita þeim? Ríkiskaup hafa tekið saman eftirfarandi leiðbeiningar / skýringar:

1.     VERÐKÖNNUN INNAN RAMMASAMNINGS

Flestir rammasamningar eru afsláttarsamningar þar sem boðið er upp á annars vegar bein kaup á umsömdum afsláttarkjörum og hins vegar innkaup í gegnum örútboð að uppfylltum ákveðnum skilyrðum.
Þegar vara eða  þjónusta er keypt án örútboðs innan rammasamnings þar sem fleiri en einn birgi selur sömu vöru eða þjónustu er oft nauðsynlegt og  góð vinnubrögð að gera verðkönnun innan rammasamnings til að fá fram þau verð sem aðilum að rammasamningum standa til boða skv. rammasamningum. Upplýsingar um afslætti er að finna á vef Ríkiskaupa en verðlistar og aðrar verðupplýsingar liggja oftar en ekki aðeins hjá hverjum birgja fyrir sig. 

 2.     ÖRÚTBOÐ INNAN RAMMASAMNINGS

Flestir rammasamningar bjóða einnig upp á örútboð innan rammasamnings. Stuttar leiðbeiningar um framkvæmd örútboða eru að finna við hvern rammasamningsflokk fyrir sig. Frekari leiðbeiningar vegna örútboða.

Kaupendur eru hvattir til að nota fyrirspurnarhnappinn
á rammavefnum við hvern rammasamning fyrir ofangreind tilvik.

 3.     VERÐFYRIRSPURN FYRIR ÖNNUR KAUP UNDIR VIÐMIÐUNARMÖRKUM

Þegar keypt er vara eða þjónusta sem ekki er til í rammasamningum og um er að ræða kaup undir viðmiðunarmörkum skal engu að síður kanna verð hjá mögulegum bjóðendum eins og kostur er með formlegri verðfyrirspurn. Ríkisendurskoðun og Ríkiskaup hafa tekið saman sérstakt eyðublað fyrir slíkar verðfyrirspurnir.  Kaupendur eru hvattir til þess að kynna sér eyðublaðið og nota það þegar kannað er verð á vöru og þjónustu undir viðmiðunarmörkum.

 4.     ÚTBOÐ

Öll önnur innkaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum yfir viðmiðunarmörkum skal bjóða út. 
Viðmiðunarmörk eru 15.5 milljónir króna fyrir kaup á vöru og þjónustu, án VSK.  Í báðum tilvikum þ.e. fyrir vöru og þjónustu tekur fjárhæð til heildarsamnings. [Upphæðir sem tóku gildi 28.10.2016].

Uppfært 21. mars 2019