Fara í efni

Hvað er örútboð?

Hvað er örútboð? - Leiðbeiningar til kaupenda

Örútboð er innkaupaferli þar sem kaupandi leitar tilboða meðal allra rammasamningshafa sem efnt geta samninginn þar sem kveðið er nánar á um verkefnið og óskað eftir tilboðum í tiltekin atriði s.s. útfærslu, tímaáætlun og heildarverð. Áskilinn er réttur til að skilgreina nánar auknar tæknilegar og/eða fjárhagslegar kröfur eftir eðli og umfangi verkefnisins. Tilgangurinn með örútboðum er að ná sem bestum kjörum fyrir tiltekin innkaup hverju sinni. Mikilvægt er að hafa í huga að örútboð er formlegt ferli þar sem niðurstaðan er ákveðin kaup á vöru eða þjónustu þar sem hagstæðasta tilboð er valið út frá valforsendum kaupanda.  Ekki má rugla örútboði  saman við óformlega verðkönnun eða verðfyrirspurn.

Framkvæmd örútboða

Kaupandi getur með einföldum hætti sent út örútboð enda um að ræða sjálfstæð innkaup innan rammasamnings, þar sem formlegri útboðsskyldu hefur verið sinnt með rammasamningsútboðinu. Hins vegar geta kaupendur leitað ráðgjafar eða liðssinnis Ríkiskaupa, jafnvel látið Ríkiskaup sjá alfarið um örútboðið.  Upplýsingar og leiðbeiningar um örútboð er að finna á vefsíðu Ríkiskaupa við hvern rammasamning þar sem kaupandi getur með einum smelli sent sín örútboðsgögn beint til mögulegra seljenda. Einnig má nefna að margir kaupendur geta tekið sig saman og farið saman í örútboð, þ.e. einskonar heildarinnkaup ef kveðið er á um þann möguleika í viðkomandi rammasamningi. Upplýst er á vef Ríkiskaupa um heimild til slíkra sameiginlegra innkaupa við hvern og einn rammasamning.

Í örútboðum er algengast að lægsta verðið sé látið ráða vali á seljenda að uppfylltum öðrum skilyrðum sem kaupandi setur fyrir innkaupunum og þeim skorðum sem fyrir eru í rammasamningnum.  Ákjósanlegt er að lýsa því í örútboðsgögnum sem fyrirhugað er að kaupa, tiltaka hæfilegan tilboðstíma og frest til þess að gera fyrirspurnir og athugasemdir og senda síðan á mögulega bjóðendur/samningshafa. 

Sé seljendahópur stór má senda út tilkynningu um fyrirhuguð innkaup á allan seljendahópinn, óska eftir því að áhugasamir láti vita af sér og senda örútboðsgögnin svo eingöngu til þeirra.  

Mikilvægt er að ferlið allt sér gegnsætt og rekjanlegt til þess að auka tiltrú seljenda á ferlinu. Upplýsa þarf alla mögulega/áhugasama bjóðendur um framvindu og niðurstöðu innkaupanna, þ.e. hvaða tilboð bárust, hver hreppti hnossið og hverjar valforsendurnar voru (oftast lægsta verð). Með þessu fjölgar þátttakendum í örútboðum og möguleikar á enn hagstæðari innkaupum aukast.

Gæta verður að því að breyta ekki hæfiskröfum og valforsendum í örútboði frá því sem ákveðið er í rammasamningi.

Nánar um örutboð

Örútboð getur farið fram hvort heldur með rafrænum hætti eða skriflegum. Kaupandi tekur saman stutta samantekt á fyrirhuguðu verkefni. Þar skal verkefnið skilgreint, umfang þess, hvaða þjónustu það felur í sér, hvaða kröfur eru gerðar til gæða og faglegrar þekkingar bjóðenda. Samantektin er síðan send til seljenda í rammasamningnum og óskað eftir t.d. föstu tilboðsverði eða hámarksverði í tiltekið verkefni, að almennum kröfum rammasamnings og sértækum kröfum verkefnisins uppfylltum. Góð regla er að nota hnappinn á vefsvæði rammasamningsins á heimasíðu Ríkiskaupa en þannig er öruggt að örútboðslýsingin/gögnin fari til allra seljenda í samningnum.

Forsendur sem kaupendur geta m.a. sett fram í matslíkani örútboðs eru eftirfarandi:

Fast verð eða hámarksverð                              (0-100%)
Þjónustugeta                                                        (0-50%)
Viðbragðstími                                                       (0-50%)
Afgreiðslutími                                                       (0-50%)
Afhending                                                             (0-50%)
Pökkunargeta                                                       (0-50%)
Talning prentverka í pakka                                (0-50%)
Bakgrunnsskoðun                                                (0-50%)
Öryggisvarsla / -gæsla                                       (0-50%)
Hraðþjónusta                                                       (0-50%)
Blindraletursprentun                                           (0-50%)
Fyrri verkefni og/eða umsagnir um þau          (0-50%)
Staðsetning prentsmiðju                                    (0-50%)
Umhverfisskilyrði                                                 (0-50%)
Sérþekking                                                            (0-50%)
Vél- og tæknibúnaður                                         (0-50%)
Lagerstaða                                                            (0-50%)
Annað                                                                    (0-50%)

 Athugið að listinn er ekki tæmandi.

Fyrir hvern verð-, þjónustu – og/eða gæðaþátt sem óskað er eftir skulu gefin fyrirfram ákveðin stig til einkunnar (prósenta) þannig að bjóðanda í örútboði sé við tilboðsgerð ljóst hvaða einkunn hver þáttur fær í matslíkani.

Uppfært 17. mars 2019
Getum við bætt síðuna?