RK 02.01 Skrifstofuvörur

Gildir frá: 14.02.2020
Gildir til: 14.05.2024

Um samninginn

Nýr samningur um skrifstofuvörur tók gildi þann 14.02.2020 og gildir í tvö ár með heimild til framlengingar tvisvar sinnum til eins árs í senn. Samningurinn hefur verið framlengdur í seinasta sinn og gildir til 14.05.2024

Samningnum er skipt í tvo flokka;

Flokkur 1 - Almenn skrifstofuvara
Flokkur 2 - Almenn skrifstofuvara hjá vernduðum vinnustað

Allar nánari upplýsingar má finna í útboðsgögnum sem eru undir flipanum „Skoða kjör“.

Helstu atriði samnings

Samið var við Rekstrarvörur, Pennann og Egilsson/A4 í flokki 1 almennar skrifstofuvörur og auk þess við Múlalund í flokki 2 almennar skrifstofuvörur hjá vernduðum vinnustað, þar sem tekið er tillit til samfélagslegra krafna um aðgengi verndaðra vinnustaða.

Samið var um föst samningsverð á ákveðnum vörum, sem opinberir aðilar kaupa í miklu magni, í verðkörfu útboðsins og um afslátt af öðrum vörum en þar eru tilgreindar (sjá nánar í flipanum „Skoða kjör“).

Kaup innan rammasamnings

Með beinum kaupum hjá þeim seljendum sem samið verður við, á þeim kjörum og með þeim skilmálum sem eru skilgreindir í rammasamningnum.

Kaupandi skal skv. 24. gr. laga um opinber innkaup ávallt gæta hagkvæmni og gera samanburð meðal allra bjóðanda í hverjum flokki. Slíkur samanburður skal jafnan gera með rafrænum aðferðum, t.d. með tölvupósti.

Kaupendum er heimilt að kaupa skrifstofuvörur hjá samningsaðilum beint án frekari samkeppni, af því gefnu að um hagkvæmasta kostinn sé að ræða við öflun og afhendingu miðað við verð, afhendingarhraða og/eða nálægð. Hér er átt við að tekið sé tillit til innkaupakostnaðar (s.s. útblástur og kolefniseyðsla ökutækja) og að liður 2 (með örútboði) eigi ekki við.

Með örútboði ef fjárhæð innkaupa fer yfir 1. milljón kr. eða ef gerður er fastur samningur.

Við magninnkaup sem fara yfir 1. milljón kr. skal kaupandi senda út örútboð til seljenda innan samningsins og velja hagstæðasta tilboðið í kjölfarið í samræmi við leyfilegar valforsendur.
Ákveði kaupandi að gera fastan samning við einn seljanda til hálfs árs eða allt að tveggja ára, burtséð frá fjárhæð samnings, þá skal kaupandi viðhafa örútboð meðal samningshafa.

Í örútboðum geta kaupendur sett saman verðkörfu. Kaupandi getur gert ríkari kröfur um eftirfarandi þætti í örútboði:

Verð 60-100%
Gæði vöru 0-40%
Umhverfisskilmálar 0 - 40%
Afhendingarskilmálar 0-40%

Seljandi með tilboð sem fær hæstu einkunn miðað við valforsendur örútboðsins skal hljóta samninginn. Kaupandi skal leitast við að hafa umhverfisvæn skilyrði í tæknilýsingu. Komi engin tilboð í kjölfar örútboðs er kaupanda heimilt að fara í bein innkaup án frekari samkeppni.

Öll almenn ákvæði rammasamnings eiga við um örútboð eftir því sem við á nema annað sé tekið fram. Allar lágmarkskröfur í rammasamningi skulu gilda og eiga við um örútboð og þarf ekki að taka það fram sérstaklega í örútboðum.

Til viðbótar þá er heimilt að minnka/auka við eða ítra kröfur til boðinnar vöru og/eða þjónustu í örútboðum en skal það þá sérstaklega tekið fram.

Undir flipanum „Seljendur“ hér að ofan er hægt að senda örútboð/fyrirspurn til seljenda.

Nánar um örútboð

Vistvæn innkaup

Kaupum á boðinni þjónustu er ætlað að vera í samræmi við stefnu ríkisins varðandi vistvæn innkaup og grænan ríkisrekstur eða sambærilegt.

Afhending og afhendingarskilmálar - samanber kafla útboðsgagna: 1.5.9

Samningsverð miðast við afhendingu til kaupanda.

Almennt skal seljandi afhenda vöruna samdægurs eða eigi síðar en næsta virka dag eftir að pöntun er lögð fram.

Ef keypt er fyrir hærri upphæð en kr. 25.000,‐ kr. m/vsk skal afhending vera frí frá seljanda til kaupenda á höfuðborgarsvæðinu,

þ.m.t. í Hafnarfirði og Mosfellsbæ, og á pósthús eða til viðeigandi flutningamiðstöðva til kaupenda utan fyrrgreinds svæðis.

Fyrir lægri innkaup en kr. 25.000,‐ kr. m/vsk - sjá: Skoða kjör - mismunandi eftir birgjum.

Verð og verðbreytingar - samanber kafla útboðsgagna: 1.5.10

Heimilt er að óska eftir verðbreytingum á vöru í verðkörfu, verði breyting á viðmiðunargengi (Evru eða USD) meiri en +/- 5%, frá opnunardegi tilboðs (miðgengi Seðlabanka Íslands).

Beiðni um verðbreytingu ásamt nýjum verðlista í verðkörfu skal berast á tölvutæku formi í samræmi við ofangreint.

Í efnislínu tölvupósts skal taka fram númer samnings og að um sé að ræða beiðni um verðbreytingu á verðkörfu.

Koma skal fram gildandi viðmiðunargengi og hið nýja viðmiðunargengi sem forsendur breytinga miðast við ásamt útreikningi í nýtt samningsverð.

Beiðni seljanda skal senda á netfangið rikiskaup@rikiskaup.is

Um gengi/grunnviðmið til breytinga - sjá: Skoða kjör - mismunandi eftir birgjum.