Samningur um afsláttarkjör á millilanda- og innanlandsfargjöldum tók gildi 14.3.2023. Samningurinn gildir í eitt ár með heimild til framlenginga þrisvar sinnum, til eins árs í hvert skipti. Samningurinn hefur verið framlengdur í fyrsta skiptið og gildir núna til 14.03.2025

Markmið samningsins 

Ríkisstofnunum er gert að minnka ferðakostnað með því að skipuleggja flugferðir tímanlega og leita hagvæmustu verða samhliða því að uppfylla þær kröfur sem ferðakostnaðanefnd á vegum Fjármála- og efnahagsráðuneytisins gerir í leiðbeiningum sínum. Tilgangur þessa samnings var að semja fyrir hönd ríkisstofnana um fastan afslátt af flugfargjöldum í samræmi við þessar kröfur.  

Bent er á að flugkostnaður er aðeins einn hluti heildar ferðarkostnaðar stofnana. Því er lægsta flugfargjald ekki alltaf hagkvæmast fyrir viðkomandi kaupanda. Hver ferð er einstök og þarfir kaupanda (stofnunar) geta verið mismunandi hvað varðar brottfarar- og komutíma, áfangastað, heildartíma ferðar, heildartíma frá vinnu, ferðatilhögun, tengiflug, heildarkostnað ferðar, aðra þjónustu, greiðslur dagpeninga og fleira. 

Fylgja skal gildandi reglum um greiðslu ferðakostnaðar vegna ferðalaga á vegum ríkisins hverju sinni. 

Kaup innan samnings

Kaup innan rammasamningsins verða ávallt með beinum kaupum. Keypt ferð skal alltaf endurspegla þarfir þess starfsmanns sem fer í hana. Ef tvær ferðir henta báðar fyrir ferðalag starfsmannsins skal ávallt velja þá ódýrari við þann aðila sem gerður verður samningur við eða innan fyrirhugaðs rammasamnings um þjónustu ferðaskrifstofa. Allt eftir þörfum kaupenda hverju sinni.

Stefnt er að því að ef kaupandi þurfi einungis flugsæti, s.s. fyrir dagsferð eða annað stutt ferðalag að hann nýti sér rammasamning um flugsæti sem auglýsing þessi lýtur að. Hins vegar ef um lengri ferð er að ræða þá geti viðkomandi kaupandi nýtt sér rammasamning um þjónustu ferðaskrifstofa við ferðalög opinberra starfsmanna. Sá samningur er í undirbúningi og verður boðinn út á næstu misserum. Þar verður stefnt að því að gera samning sem nær utan um heildarferðalög starfsmanna ríkisins er þeir ferðast erlendis eða innanlands til lengri eða skemmri tíma. Samningur við ferðaskrifstofur innifelur ráðgjöf, skipulag og framkvæmd kaupa á ferðum opinberra starfsmanna, innanlands og erlendis, þ.e. flugsæti á áfangastað og til baka, gisting og annar ferðakostnaður miðað við mismunandi þarfir starfsmanna og í samráði við kaupendur.

Öll flugfargjöld/flugmiðar skulu greiddir með einum af eftirfarandi leiðum:

1. með reiðufé eða með kreditkorti beint í bókunarferlinu og/eða
2. með því að vera með reikning hjá seljanda.

Sé kaupandi með reikning hjá seljanda skal senda kaupanda reikninga eigi síðar en innan 30 daga frá veittri þjónustu.

Samþykktir reikningar verða greiddir af kaupanda, eigi síðar en 30 dögum eftir lok úttektarmánaðar. Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi.

Seljandi skal senda kaupanda rafræna reikninga en má ekki setja á reikning seðilgjöld eða önnur gjöld sem ekki tengjast seldri þjónustu. Stofnanir ríkisins áskilja sér rétt til að greiða reikninga með millifærslu eða endursenda þá.

Allir reikningar skulu vera með rafrænum hætti, þ.e.a.s. á XML formi og miðlað í gegnum skeytamiðlara. Ekki er tekið við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.