Útboð

Lög um opinber innkaup nr. 84/2007 fjalla um með hvaða hætti opinberum stofnunum og ríkisfyrirtækjum beri að standa að útboðum og opinberum innkaupum. Þar er skýrt kveðið á um að bjóða skuli út öll vörukaup yfir 5.000.000 kr og aðkeypta þjónustu og framkvæmdir yfir 10.000.000 kr. Varðandi innkaup undir viðmiðunarupphæðunum skal þeirri meginreglu fylgt að nota útboðsformið til verðákvörðunar á vörum og framkvæmdum og í öllum tilfellum skal gera verðsamanburð.

Reglurnar um opinber innkaup eru skýrar en framkvæmd útboðanna getur verið vandasöm. Ríkiskaup hafa mikla reynslu af því að bjóða út kaup opinberra stofnana á vöru og þjónustu. Útboðsþjónustu Ríkiskaupa er ætlað að spara opinberum stofnunum tíma og fjármuni við framkvæmd útboða, ásamt því að draga úr kostnaði vegna vöru- og þjónustukaupa.

Undirbúningur útboðs

Þegar ákveðið hefur verið að kaupa inn ákveðna vöru eða þjónustu, og fyrir liggur að um útboðsskyld kaup er að ræða, hefst undirbúningur útboðs. Afar þýðingarmikið er að vanda sérstaklega til alls undirbúnings og áætlanagerðar en segja má að um þrjú þrep sé að ræða:

1. Upphaf

Umfang útboða og viðmið eru skilgreind og tilgreint hvaða þættir ákveða hagkvæmni þeirra, þ.e. hvaða þættir ráða ákvarðanatöku um áframhald.

2. Mat

Hagkvæmnisathugun er gerð og markmið og takmarkanir útboðsins skilgreind, í samræmi við þarfir og kröfur kaupanda áður en ákveðið er hvort farið skuli af stað með útboð eða ekki.

3. Áætlun

Unnin er útboðslýsing sem hefur að geyma markmið útboðsins, lýsingu á útboðsformi og matslíkani ásamt tæknilýsingu þar sem gerð er grein fyrir þörfum og/eða kröfum kaupenda og útbúin eru útboðsgögn. Á þessu stigi þarf að ákveða hvort nota eigi almennt útboð (opið útboð) eða lokað útboð sem ávallt fer fram í kjölfar forvals.

Stærri og flóknari útboð

§     Stærri og flóknari útboðsverkefni er nauðsynlegt að undirbúa gaumgæfilega og stjórna þeim með formlegum og skipulögðum hætti.  Þá er m.a beitt eftirfarandi verkfærum eða aðferðum: 

§         Verkefnaflokkar.   Verkefni eru flokkuð í þrjá flokka, A, B og C eftir umfangi, verðmæti og flækjustig.  Flokkun er síðan leiðbeinandi um það hvernig verkefnið er unnið og hvaða aðferðarfræði beitt við það.

·        Verkefnastjórnun.  Litið er á sérhvert verkefni stórt eða smátt sem viðskiptafæri (Business case).  Öllum verkefnum eru sett skýr markmið, afmörkun, áfangar og stjórnskipulag.  Skilgreining og stjórnun verkefna því ítarlegri þeim mun stærri eða flóknari þau eru.

Tilboðin

Öflun tilboða fer þannig fram að Ríkiskaup auglýsa eftir tilboðum frá seljendum ákveðinnar vöru eða þjónustu: Í fjölmiðlum, á evrópskum útboðsbaka (TED) ef um EES útboð er að ræða, auk heimasíðu Ríkiskaupa. Þess er vandlega gætt að tilboðsfrestur sé virtur skv. gildandi íslenskum reglum og lögum og ákvæðum EES-samningsins. Tryggt er að auglýsingarnar birtist um allt land og um allt Evrópska efnahagssvæðið, þegar það á við.

Afhending útboðsgagna fer fram hjá Ríkiskaupum og eru þá skráðir allir þeir sem kaupa gögnin. Á tilboðstíma er þannig hægt að hafa samband við alla væntanlega bjóðendur varðandi t.d. fyrirspurnir. Gert er ráð fyrir að innan skamms verði hægt að nálgast útboðsgögn, senda inn fyrirspurnir og fylgjast með svörum á heimasíðu  Ríkiskaupa. Að tilboðstíma loknum eru tilboðin opnuð með formlegum hætti í fundarsal Ríkiskaupa, að viðstöddum bjóðendum sem þess óska.

Samanburður tilboða og samningsgerð

Tilboð sem berast eru borin saman við kröfur kaupanda og hagkvæmasta tilboð metið m.t.t. krafna útboðslýsingar, t.d. verðs, gæða, afhendingar, ábyrgðar eða hverra þeirra atriða sem kaupandi telur mikilvæg. Öll tilboð eru metin með hliðsjón af sömu kröfum, enda hafa þær komið skýrt fram í útboðsgögnum.

Þegar hagkvæmasta tilboð hefur verið fundið er gengið úr skugga um að bjóðandi sé í skilum með opinber gjöld, lífeyrissjóðsgreiðslur og hafi fjárhagslegt bolmagn til að taka verkefnið að sér. Að því loknu er tilboði tekið og gerður samningur.

Samningsstjórnun og verkefnamat

Mikilvægt er að stofnanir hyggi vel að því hvort þeir samningar sem notaðir eru í viðskiptum séu virtir og gildir. Samningsstjórnun er verklag sem gerir samningsaðilum kleift að standa við skuldbindingar sínar í þeim tilgangi að skila þeim afurðum sem gert er ráð fyrir í samningi þeirra í millum.  Þetta er gert með reglulegum, formlegum og snurðulausum samskipti milli aðila á samningstímanum. 

Í sérhverju útboðsverkefni verður til þekking og reynsla sem mikilvægt er að taka saman og endurnýta.  Verkefnamat (Evaluation) er kerfisbundin samantekt upplýsinga um tiltekið verkefni til þess að leggja mat á virkni þess og árangur miðað við þau markmið sem lagt var upp með.  Slíkt mat er grundvöllur þess að hagnýta í öðrum verkefnum þá reynslu og þekkingu sem verður til við framvindu tiltekins verkefnis.

Starfsfólk Ráðgjafarsviðs Ríkiskaupa hefur áralanga reynslu og þekkingu á sviði útboða. Reynsla af útboðum hérlendis og á EES-svæðinu tryggir viðskiptavinum Ríkiskaupa besta mögulegan árangur hverju sinni. 

Tilboðsfrestir EES

Stærri mynd