Hlutverk og markmið

Stjórn

Hlutverk

Ríkiskaup er A-hluta stofnun sem rekin er fyrir sjálfaflafé og heyrir undir fjármálaráðuneytið. A-hluta stofnun táknar í raun að ríkið er að fullu ábyrgt gagnvart rekstrinum eins og ef Ríkiskaup væru á fjárlögum. Stofnuninni er ætlað að afla sér eigin tekna til reksturs og fær ekki fé af fjárlögum.

Hlutverk Ríkiskaupa er að annast útboð, innkaup og eignasölu stofnana sem reknar eru fyrir reikning ríkissjóðs að öllu eða einhverju leyti. Ber stofnunum þessum að láta Ríkiskaup annast innkaup sín.

Starfssvið Ríkiskaupa

Ríkiskaup annast innkaup á innlendum og erlendum markaði á vörum og þjónustu fyrir opinberar stofnanir og fyrirtæki, kannar sameiginlegar þarfir á vörum og þjónustu og beitir sér fyrir samræmdum innkaupum. Einnig skal stofnunin láta í té viðskiptalega aðstoð og leiðbeiningar um einstök innkaup eftir því sem þörf krefur. Stofnunin ráðstafar þeim eignum ríkisins sem ekki er lengur þörf fyrir.

Stefnuyfirlýsing Ríkiskaupa

Ríkiskaup er fyrirtæki í eigu ríkisins. Ríkiskaup leggja áherslu á að gæta hagsmuna viðskiptavina sinna, sem eru opinber fyrirtæki og stofnanir og leggur þannig sitt af mörkum fyrir eigendur sína sem eru þegnar landsins. Stefnuyfirlýsing Ríkiskaupa er sett fram í þremur einkunnarorðum: Skilja, Bæta, Spara.

Skilja: Ríkiskaup leggja ávallt áherslu á þekkingaröflun. Ríkiskaup beita þekkingunni til að skilja sem best þarfir markaðarins og að veita viðskiptavinum sínum bestu fáanlegu ráðgjöf og þjónustu á sviði innkaupa.

Bæta: Ríkiskaup gera ávallt ríkar kröfur um heilindi, traust og fagleg vinnubrögð, ásamt því að vera leiðandi í fræðslu um innkaupatækni. Þannig stuðla Ríkiskaup að heiðarlegum, gagnsæjum og góðum venjum við opinber innkaup.

Spara: Ríkiskaup lækka viðskiptakostnað opinberra fyrirtækja, minnkar fyrirhöfn þeirra með rafrænum viðskiptum og lækkar þannig heildarútgjöld til opinberra innkaupa, til hagsbóta fyrir skattgreiðendur.

Gildismat

Ríkiskaup vilja að fyrirtækið sé þekkt fyrir eftirfarandi gildismat og verðleika: ·

• Við erum heiðarleg gagnvart sjálfum okkur og viðskiptavinunum.
• Ímynd okkar er góð og sjálfstraust starfsmanna mikið. ·
• Við viðurkennum því þegar við gerum mistök og leitumst við að læra af þeim. ·
• Við störfum í anda gagnsæis, jafnræðis og án fordóma. ·
• Við ráðum yfir traustri þekkingu á innkaupatækni, lögum og reglum sem varða opinber innkaup. Þessa þekkingu notum við til að gæta hagsmuna viðskiptavina okkar til að lækka kostnað þeirra og skattgreiðenda. ·
• Við höfum agaða þjónustulund og viðskiptavitund sem beinir kröftum okkar að þörfum markaðarins og viðskiptavinanna. ·
• Við erum markaðssinnuð og viljum vaxa og auka markaðshlutdeild okkar til hagsbóta fyrir eigendur og fyrirtækið. ·
• Við virðum trúnað við viðskiptavini okkar og munum aldrei skaða hagsmuni þeirra með lausmælgi eða á annan hátt sem brýtur gegn heiðarlegum viðskiptaháttum.
  

Framtíðarsýn Ríkiskaupa 2004 - 2009

Drög að áætlun næstu fimm ára um helstu verkefni og forgangsröðun.

Samkvæmt árangursstjórnunarsamningum sem gerðir hafa verið við stofnanir fjármálaráðuneytisins á árinu 2004 ber öllum stofnunum að leggja fram drög að áætlun til fimm ára sem innihalda yfirlit yfir helstu verkefni sem sjáanlegt er að verði í forgangi á þessum tíma.

Ríkiskaup hafa nýverið unnið stefnumótun og sett sér mælanleg árangursmarkmið. Hvítbókin hefur þegar verið send fjármálaráðuneytinu og er nauðsynlegt fylgiskjal þessa texta en þar endurspeglast framtíðarsýnin m.a. í eftirfarandi kafla.

Framtíðarsýn árið 2009:

Árið 2009 verður kjarnastarfsemi Ríkiskaupa innkauparáðgjöf. Ráðgjafastarfsemin er studd eftirfarandi rekstarþáttum:

Rammasamningar og Rafrænir viðskiptahættir verða í öndvegi. Ríkiskaup munu því efla sig verulega á þessu sviði.

Ríkiskaup munu ennfremur leggja áherslu á hinn lögfræðilega þátt innkaupa og efla þjónustu sína verulega á sviði lögfræðilegrar þjónustu.

Ríkiskaup munu stunda öflugt markaðsstarf með fræðslustarfsemi sem hornstein.

Ríkiskaup munu hafa starfsmönnum á að skipa, sem eru sérhæfðir í ráðgjöf á sviði innkaupa, samningagerðar og verkefnisstjórnunar.

Innkaupaþjónusta er gildur þáttur í lykilhæfni Ríkiskaupa. Hér verða Ríkiskaup í fremstu röð.

Stefnumiðað árangursmat – BSC     2005-2009

Sett hefur verið fram stefnukort Ríkiskaupa samkvæmt hugmyndafræði Balanced Scorecard. Þar er mótuð stefna til næstu fimm ára eftir fjórum víddum, Þjónusta, Fjármál, Innri ferli og Mannauður.

Þjónusta

Æðsta vídd Ríkiskaupa er þjónusta þar sem hjá Ríkiskaupum er ekki um hagnaðardrifinn rekstur að ræða. Þar kemur fram að alltaf skuli stefnt að því að bjóða bestu kjör á markaði í innkaupum, útboðum og rammasamningum.  Það er best gert með því að viðhalda tryggð við rammasamninga svo birgjar bjóði alltaf bestu kjör í útboðum. Tryggð við rammasamninga er m.a. mæld með svokallaðri rammasamningsvísitölu og gerð innkaupagreininga hjá stofnunum.

 

Stjórnendur Ríkiskaupa telja nauðsynlegt að gera opinber innkaup einfaldari með fræðslu og rafrænum viðskiptum. Fyrirsjáanlegt er að fræðsluþáttur rekstrarins verði áfram vaxandi og meðal nýjunga sem boðið verður uppá eru innkaupagreiningar og ráðgjöf sem þeim tengist. Ríkiskaup vilja verða leiðandi í fræðslu til stofnana ríkisins á sviði innkaupatækni og minnka þannig fyrirhöfn þeirra við innkaup m.a. með því að hvetja til notkunar á rafrænum innkaupaverkfærum.

 

Segja má að meginhlutverk Ríkiskaupa verði að gera aðra að góðum innkaupamönnum. Markmiðum verður náð með því að auka framboð  námskeiða og fjölda tíma sem varið verður til ráðgjafar í þessum efnum. Reglulega verða gerðar þjónustukannanir meðal viðskiptavina og stefnt er að mælanlegum mun þegar kemur að sparnaði í innkaupum hjá ríkinu eins og fram kemur í Innkaupastefnu Ríkisins en meðfylgjandi eru mynd sem lýsir markaðsstefnu Ríkiskaupa.

 

Fjármál

Ríkiskaup vilja efla þjónustu við viðskiptavini m.a. með því að sækja upplýsingar úr  Oracle fjárhagskerfi ríkisins sem gefa m.a. til kynna innkaupahegðun og venjur.  Með slíkar upplýsingar í farteskinu teljum við að auðveldara verði að fá stofnanir til að nota rammasamninga markvisst og um leið Rafrænt markaðstorg en frá og með 2005 verða allir rammasamningar Ríkiskaupa rafrænir. Stefnt er að því að árið 2009 verði allar stofnanir tengdar RM og farnar að nota Innkaupakortið að staðaldri.  Markmiðið er að velta rammasamninga verði þá nálægt 10 milljörðum króna á ári árið 2009 með fjölgun vöru- og þjónustuflokka og aukinni samningatryggð stofnana og ráðuneyta.

  

Innri ferlar

 Markaðssinnuð vinnubrögð eru að ryðja sér til rúms hjá Ríkiskaupum og verða þau áfram í öndvegi næstu fimm árin. Öll vinna lýtur að því að auka notkun rammasamninga m.a. með því að auka fjölbreytni rammasamninga í almennum rekstrarvörum, því þarf að skrá og finna út hverjar innkaupaþarfir stofnana eru og mæla reglulega hvort tekist hefur  að uppfylla þessar þarfir.

Mikil vinna verður lögð í  að auka enn notkun Rafræna markaðstorgsins og Innkaupakorts ríkisins með kynningarfundum og aðstoð við þá sem þegar hafa tekið RM og IK í notkun. Árangurinn er mældur með fjölda notenda, veltu og ánægju notenda.

Stóraukinn þáttur í rekstri Ríkiskaupa snýr að fræðslu og námskeiða- og ráðstefnuhaldi. Fræðslan mun fara fram bæði í húskynnum Ríkiskaupa sem og úti í stofunum. Áhersla verður lögð að á laga fræðsluframboðið að þörfum hverrar stofnunar.  Ekki er auðvelt að leggja mælikvarða á árangur slíkrar fræðslu. Markmiðið er að stofnanir muni spara verulega í innkaupum og að slíkt megi merkja í rekstri þeirra. Ríkiskaup munu m.a. telja þá fræðslufundi sem haldnir eru og þær heimsóknir sem farið er í  og reyna að bera saman þær upplýsingar við tölur úr bókhaldi Ríkisendurskoðunar.

Samkvæmt upplýsingum Evrópusambandsins er varlega áætlaður sparnaður á ári 1-3% af opinberum innkaupum með hagnýtingu rafrænnar tækni eða 1-3 milljarðar á ári.

 

Mannauður

Í 4.tbl. 6. árgangs af Fréttabréfi fyrir stjórnendur ríkisstofnana segir m.a. í grein eftir skattrannsóknarstjóra, Skúla Eggert Þórðarson:

 

 “Það færist sífellt í vöxt að stjórnendur stofnana leggi áherslu á skýra mannauðsstefnu, m.a. í þeim tilgangi að auka á starfsánægju. Hægt er að fullyrða að ein meginforsenda árangursríks starfs stofnana sé starfsánægja og samheldni meðal starfsfólks. Þannig ætti það að vera óhjákvæmilegur þáttur í störfum stjórnenda að huga vel að starfsmannamálum og líðan samstarfsmanna sinna.”   

 

Ríkiskaup taka þarna heilshugar undir og vinna þegar í þessum anda. Stefnt er að því að halda starfsánægju alltaf í hámarki en til að stuðla að starfsánægju og eflingu sjálfstrausts hjá starfsmönnum verða áfram reglulega framkvæmd starfsmannasamtöl og frammistöðumat þar sem m.a. verður einblínt meira en áður á hæfnisþætti einstakra starfsmanna með tilliti til þeirra starfa sem þeir sinna. Öflugu sjálfstrausti og mikilli starfsánægju verður sömuleiðis haldið við með því að auka  möguleika starfsmanna til starfsþróunar og þekkingar.

 

Ríkiskaup vilja að starfsmenn beiti ætíð faglegum vinnubrögðum við störf sín. Sem þátt í að auka fagleg vinnubrögð var verkefnastjórnunarkerfið  PRINCE2 innleitt sem og Gæðahandbók Ríkiskaupa sem verður tekin í notkun í janúar 2005.

  

Annað: 

Í framhaldi af vinnu við Hvítbók þar sem sett eru árangursmarkmið til 6-12 mánaða tóku stjórnendur sig til og skoðuðu stefnu Ríkiskaupa næstu 5 árin. Þannig sjá þeir fyrir sér að langtímamarkmiðum verði náð:

Skipulag

Nýtt skipurit tók gildi 1. maí 2004 og var það endurskoðað í október 2005.  Ekki er fyrirsjáanlegt að grundvallar breyting verði gerð á skipuriti fyrirtækisins á næstu fimm árum þótt rekstur og stjórnskipulag sé vitaskuld í stöðugri endurskoðun.

Lögfræðisvið

Fyrirsjáanlegt er að aukinn þungi verði lagður í fræðsluþátt Lögfræðisviðs. Nýjar tilskipanir kalla á stöðuga fræðslu og þá mun aukin áhersla á rafræn viðskipti kalla á aukna upplýsingagjöf og lögfræðiþjónustu. Eignasala er enn stór þáttur í starfi sviðsins en íhuga þarf hvort fasteigna- og bílasala muni hverfa úr starfseminni.

 

 

Ráðgjafarsvið

Starfsemi Ráðgjafarsviðs er þess eðlis að menn þurfa stöðugt að vera vakandi gagnvart því að veita viðskiptavinum þá þjónustu sem þeir sjálfir kjósa á hverjum tíma.

Gert er ráð fyrir gífurlegri aukningu í umfangi rammasamninga sem kallar á fjölbreyttari þjónustu og ráðgjöf hjá sviðinu m.a. stóraukna kynningu einstakra samninga.  Reiknað er með hefðbundnum útboðum fækki en sértækum fjölgi sem þýðir að útboð verði flóknari. Þetta kallar á aukna sérhæfingu starfsmanna innan sviðsins og aukna samvinnu milli sviða og sem dæmi þarf að koma inn “söluhugsun” hjá starfsmönnum þar sem byggt verður upp tengslanet kjarna- og lykilviðskiptavina. Þá er gert ráð fyrir að breyting verði á innkaupaþjónustu Ríkiskaupa með þeim hætti að hefðbundnum innkaupum fækkar m.a. vegna samkeppni en verkefnum sem tengjast útboðum mun að sama skapi fjölga með því að tengja saman útboð og innkaup. Vistvæn innkaup verða vaxandi þáttur í starfseminni.

Allt þetta leiðir til þess að auka þarf þekkingarmiðlun út á við sem þýðir að ráðgjafarhlutverkið fær aukið vægi.

Horft er til þess að rafvæða útboð og sjá menn fyrir sér að á tímabilinu verði reglubundin útboð gerð rafræn þar sem það hentar.

Stefnt er að því að auka og gera markvissari samvinnu við birgja.

Áfram verður þróuð aðferðarfræði á sviði verkefnastjórnunar og samningsstjórnunar.

Horft er til þess að veita sveitarfélögum þjónustu í auknum mæli eftir þeirra óskum.

Viðskipta- og þróunarsvið

Í stað fruminnleiðingar á rafrænu markaðstorgi sem segja má að verði lokið á árinu 2005, verður í auknum mæli horft til þess að þróa aðferðir sem snerta rafræn upp- og niðurboð á sviðum rafrænna viðskipta. Á vegum sviðsins verður mikil áhersla lögð á það á næstunni að hvetja stofnanir til að gera innkaupagreiningar ( sem er skilyrði kerfisbundins verklags við innkaup)  en boðið hefur verið upp á slíka þjónustu nú þegar. Aukin áhersla verður lögð á almennt fræðsluframboð og drög lögð að því að koma á laggirnar e-k “Innkaupaskóla”.

Meginverkefni Viðskipta- og þróunarsviðs verða kynningar rammasamninga almennt, upplýsingagjöf og almenn kynning á þjónustu Ríkiskaupa til kaupenda og birgja. Mikil áhersla verði lögð á fræðslustarf tengt innkaupatækni og rafræna miðlun gagna RM, IK og nýjungar tengdar svokallaðri  DPS tækni.

Sviðið mun leggja áherslu á að nota í auknum mæli hina ýmsu miðla til kynningar og útgáfustarfsemi. Unnar verða markaðsrannsóknir og kaup ríkis og sveitarfélaga verða grein með reglubundnum hætti. Framþróun tengslanets og viðhald ábyrgðamannakerfisins verður ofarlega á dagskrá.

Gert er ráð fyrir að á sviðinu muni starfa 2-3 starfsmenn og gert er ráð fyrir að það  muni í auknum mæli kaupa að ýmsa þjónustu á sviði markaðsmála.

Rekstrarsvið

Á Rekstrarsviði er gert ráð fyrir að bókhald verði enn fært innandyra en skoðaðir verða kostir þess að taka upp Oracle fjárhagskerfið. Ábyrgð innkaupa rekstrarvöru fyrir Ríkiskaup verður hjá sviðinu. Gert er ráð fyrir að þróa áfram hópvinnukerfi fyrirtækisins og veita í vaxandi mæli upplýsingar m.a. með auknu samstarfi við Fjársýslu ríkisins með tengingum við  ríkisbókhaldsgrunninn. Veitt verður aukin þjónusta í tengslum við vef Ríkiskaupa. Þá mun vöktun rammasamninga áfram heyra undir sviðið og stefnt að því að rafvæða samningsvöktunina.

Áfram verður unnið að þróun og viðhaldi gæðahandbókarinnar. Kanna þarf fýsileika þess að fá gæðahandbókina vottaða. Unnið verður að innri úttektum og þeim fylgt eftir með aðgerðum, kerfið verður vel kynnt og séð til þess að starfsmenn vinni eftir því. Vegna nýrra tilskipana verður kerfið að fara í gegnum endurskoðun 2006.

Starfsmannahald og skjalavarsla

Þar sem síaukin áhersla verður lögð á ráðgjöf af ýmsu tagi þarf í auknum mæli að skrá hæfnisþætti starfa og starfsmanna til þess að tryggja markvissa þekkingaröflun. Þá verður áfram lög áhersla á að stjórnendur ræði reglulega við starfsmenn í samtölum en slík samtöl stuðla m.a. að aukinni starfsánægju. Á tímabilinu verður skoðað hvort taka skuli upp skönnun skjala. Nýtt skjalavistunarkerfi verður tekið í notkun.

 

Endurskoðað í nóvember 2005 í Framkvæmdaráði Ríkiskaupa

 

Júlíus S. Ólafsson forstjóri

 

Guðmundur Hannesson forstöðumaður Ráðgjafarsviðs

 

Jóhanna E. Hilmarsdóttir forstöðumaður Viðskiptaþróunarsviðs

 

Hallgrímur Gröndal rekstrarstjóri

 

Vilborg Gunnarsdóttir starfsmannastjóri