Verðkönnun eða verðfyrirspurn? - Leiðbeiningar til kaupenda
Ríkiskaup og Ríkisendurskoðun hafa unnið eyðublað til notkunar við formlegar verðfyrirspurnir. En hvaða úrræði hafa kaupendur til að kanna verð og framboð hjá seljendum og hvenær þarf að beita þeim? Ríkiskaup hafa tekið saman eftirfarandi leiðbeiningar / skýringar:
1. VERÐKÖNNUN INNAN RAMMASAMNINGS
Þegar vara eða þjónusta er keypt innan rammasamnings þar sem fleiri en einn birgi selur sömu vöru eða þjónustu er oft nauðsynlegt og góð vinnubrögð að gera verðkönnun innan rammasamnings til að fá fram þau verð sem aðilum að rammasamningum standa til boða skv. rammasamningum.
Upplýsingar um afslætti er að finna á vef Ríkiskaupa en verðlistar og aðrar verðupplýsingar liggja oftar en ekki aðeins hjá hverjum birgja fyrir sig. Til þæginda fyrir kaupendur í rammasamningum er fyrirspurnarhnappur við hvern rammasamningsflokk sem hægt er að nota til að senda einfalda verðkönnun í tölvupósti á alla birgja innan ákveðins samnings.
2. ÖRÚTBOÐ INNAN RAMMASAMNINGS
Margir rammasamningar, s.s. um sérfræðiþjónustu, bjóða einnig upp á örútboð innan rammasamnings. Leiðbeiningar um framkvæmd örútboða og kaup á sérfræðiþjónustu eru á vef Ríkiskaupa undir hagnýtt efni.
3. VERÐFYRIRSPURN F. ÖNNUR KAUP UNDIR VIÐMIÐUNARMÖRKUM
Þegar keypt er vara eða þjónusta sem ekki er til í rammasamningum og um er að ræða kaup undir viðmiðunarmörkum skal engu að síður kanna verð hjá mögulegum bjóðendum eins og kostur er með formlegri verðfyrirspurn.
Ríkisendurskoðun og Ríkiskaup hafa tekið saman sérstakt eyðublað fyrir slíkar verðfyrirspurnir. Kaupendur eru hvattir til þess að kynna sér eyðublaðið og nota það þegar kannað er verð á vöru og þjónustu undir viðmiðunarmörkum. Unnið er að því að hægt verði að senda slíkt verðfyrirspurnareyðublað í pósti til seljenda beint af vef Ríkiskaupa.
4. ÚTBOÐ
Séu fyrirhuguð kaup á vöru eða þjónustu yfir viðmiðunarmörkum skal ávallt bjóða út. Viðmiðunarmörk eru 6.2 milljónir króna fyrir vöru og 12.4 milljónir króna, þjónustu, án VSK. (IKR 7.8 milljónir og IKR 15.6 milljónir með vsk). Í báðum tilvikum þ.e. fyrir vöru og þjónustu tekur fjárhæð til heildarsamnings.