Staðreyndir um rammasamninga

Hvað er rammasamningur ?

Þeir eru samningar við einn eða fleiri bjóðendur/birgja þar sem magn og umfang samnings er að meira eða minna leyti ótilgreint en kaupendur, einn eða fleiri, skuldbinda sig til að kaupa af þeim þá vöru, þjónustu eða verk sem samningurinn kveður á um, m.a. hvað varðar gæði, tækni, þjónustu, afhendingartíma og verð á samningstímanum. (84/2007, frá 30. mars 2007 um opinber innkaup)

Ríkiskaup annast útboð og gerð rammasamninga á flestum sviðum vöru og þjónustu og leitast þannig við að tryggja þátttakendum í rammasamningakerfinu bestu fáanlegu kjör á markaðinum hverju sinni. Útboðin er auglýst bæði opinberlega og á vef Ríkiskaupa, www.rikiskaup.is. Allir birgjar geta boðið í rammasamninga og eru hvattir til þess.

Rammasamningakerfi Ríkiskaupa

Er frá 1994 og er það einfalt og áhrifaríkt tæki til sparnaðar í innkaupum ríkisins. Ríkiskaup fylgjast með þróun markaða og kanna reglulega þarfir notenda. Allar stofnanir ríkisins eru aðilar að rammasamningum en geta sagt sig frá einstökum samningum ef ríkir hagsmunir eru til þess. Forstöðumönnum er sent bréf þess efnis árlega. Kerfið nær fram meiri afslætti fyrir ríkið í heild en nokkur ein stofnun myndi ná ein og sér. Þetta er margsannað eftir ítarlegan samanburð á tugum útboða.

Hvað er selt í rammasamningunum ?

Hvers konar rekstrarvara fyrir stofnanir og einnig stærri hlutir eins og tölvubúnaður, húsgögn og skrifstofutæki eru meðal þess sem mikið er keypt. Samningar eru til um matvæli, ljósaperur, skrifstofuhúsgögn og hreinlætisvörur svo fátt eitt sé nefnt. Þá er sömuleiðis samið um þjónustu á borð við leigu-, og bílaleigubíla. Nánir upplýsingar er að finna hér á heimasíðunni.

Samráð við kaupendur

Einstakir samningar eru gerðir að undangenginni könnun á þörfum ríkisstofnana. Haft er samráð við lykilkaupendur (kaupendahópa) hjá ríkinu að tiltekinni vöru eða þjónustu. Þannig er safnað saman þekkingu á því hverjir eru helstu seljendur og einnig mat á gæðum þjónustu og vöru.  Þá er haft samband við þá seljendur sem hafa gefið sig fram við Ríkiskaup og þá sem vitað er að eru virkir á markaði með það að markmiði að fá þá til þess að leggja inn tilboð. 

Kaupendahópar

Eru samsettir af helstu kaupendum á tiltekinni vöru eða þjónustu hjá ríkinu.

Þeir leggja til sérþekkingu, mat á þörf og innkaupamátt og hafa afgerandi áhrif á val seljenda og vöruflokka sem boðnir eru út. Þeir eru kallaðir til við undirbúning útboða og við mat tilboða en einnig koma þeir saman á samningstímanum og ræða um framkvæmd samningsins m.a.  gæði vöru og þjónustu.

Bestu kaup

Rammasamningar miða að því að fá bestu mögulegu niðurstöðu, að teknu tilliti til kostnaðar og ávinnings. Lægsta verð tryggir ekki nauðsynlega bestu kaup og þá vilja kaupendur hafa eitthvert val um við hverja þeir skipta. Bestu kaup eru metin með tilliti til líftímakostnaðar tiltekinnar vöru, verka eða þjónustu þar sem helstu áhrifaþættir geta verið:

-         Fjárhagslegir skilmálar, m.a. verð og greiðsluskilmálar

-         Skilgreindar þarfir kaupanda

-         Styrkur seljanda

-         Samkeppnishæfi

-         Hrakvirði

Einn aðal tilgangur rammasamninga er að með samræmingu innkaupa er hægt að ná fram miklum sparnaði með afsláttum frá almennum listaverðum seljenda.

Val á seljendum

Jafnan er samið við tvo eða fleiri seljendur á hverju vöru- eða þjónustusviði. Áskrifendur geta því valið á milli seljenda og áfram ríkir samkeppni þeirra á milli um að ná til sín viðskiptunum.

Tímasparnaður

Rammasamningar eru mikilvægir þegar tryggja á hagkvæm innkaup. Þeir eru dæmi um samræmd innkaup en markmiðið er að stuðla að hagræði með einföldun innkaupaferlum. Mesta hagræði næst með rafrænum innkaupum þar sem hægt er að draga verulega úr innkaupakostnaði, með notkun Rafræns markaðstorgs og Innkaupakorts ríkisins. Auk beins sparnaðar við notkun rammasamningakerfisins felst óbeinn sparnaður í því að innkaupin verða einfaldari í sniðum. Stofnanir geta sparað sér seinlegan og kostnaðarsaman samanburð á þeirri vöru sem í boði er og þann tíma sem fer í að leita tilboða ef um stærri innkaup er að ræða. Samræmd innkaup ríkisins hafa einnig í för með sér hagræði fyrir birgja ríkisins, þar sem auðveldara verður að fylgjast með innkaupaþörfum ríkisins og innkaup af hálfu ríkisins verða skilvirkari og samræmd.

Bein innkaup

Öll viðskipti milli kaupenda og seljenda skv. rammasamningi eru milliliðalaus. Áskrifandi leggur fram pöntun beint til viðkomandi seljanda, hann afgreiðir vöruna og útbýr reikning sem áskrifendur sjá svo um að greiða.

Öryggi í viðskiptum

Rammasamningakerfið tryggir öryggi í viðskiptum. Kaupandinn fær í hendur allar upplýsingar um umsamin samningskjör, þ.m.t. verð, afhendingarskilmála, greiðsluskilmála og ábyrgðarskilmála. Samningskjör breytast ekki nema um það berist tilkynning frá Ríkiskaupum sem hafa þá yfirfarið og metið ástæður verðbreytinga.

Lög og reglur -EES

Við gerð rammasamninga er þess vandlega gætt að öllum lögum, reglum og stöðlum sem gilda um innkaup innanlands og á Evrópska efnahagssvæðinu sé fylgt.

Ef vara, þjónusta eða verk er keypt inn skv. rammasamningi hefur skyldu til útboðs verið fullnægt, enda þótt innkaup séu yfir viðmiðunarfjárhæðum. Þannig uppfylla þeir sem kaupa inn eftir rammasamningi ávallt útboðsskyldu. Þetta er  sérstaklega mikilvægt fyrir birgja sem selja eftir rammasamningi; þannig geta þeir byggt upp langtíma viðskiptasamband við kaupandann sem annars þyrfti e.t.v. að bjóða út sín innkaup hverju sinni.