Hollráð við kaup eða leigu á hugbúnaði

Tilgangur þessa skjals er að taka saman á einn stað nokkur þeirra atriða sem nauðsynlegt er að huga að við kaup eða leigu á hugbúnaðarleyfum

Þarfir og markmið: Frumskilyrði er að huga að markmiðum og þörfum kaupenda fyrir hugbúnaðinn. Lagður er fram gátlisti sem vert er að hafa til hliðsjónar við val á hugbúnaðarleyfum og velt er upp nokkrum lykilspurningum s.s.:

§        Hvaða hugbúnaður er uppsettur á tölvubúnaði fyrirtækis eða stofnunar?

§         Hvað og hversu mikið af uppsettum hugbúnaði er raunverulega notaður?

§         Er hugbúnaðurinn keyptur eða leigður?

§         Er til samningur fyrir öllum hugbúnaðinum – ef ekki hvers vegna?

Þegar yfirlit yfir þarfir og markmið liggur fyrir er komið að því að skoða þá möguleika sem eru í boði í gegnum rammasamning Ríkiskaupa.

Hvað er í boði ? Hugbúnaði þeim sem hér er fjallað um má í grófum dráttum skipta í tvennt þ.e. hugbúnað frá Microsoft(MS) og hugbúnað frá öðrum.  Sá fyrrnefndi hefur yfirburðastöðu á markaðnum og því er nærtækast að skoða þessa möguleika:

1.      Er hægt að nýta Microsoft leyfin á hagstæðari hátt?

2.      Eru aðrir kostir í boði?

Hvað er til ráða? Þegar kostirnir eru skoðaðir eru nokkur atriði sem standa uppúr;

Mikilvægt er að tenging notenda við upplýsingakerfi, leyfi fyrir hugbúnaðinn og notkun fari saman.  Hvað þjónustuna varðar velja kaupendur oft að greiða regluleg þjónustugjöld, auk afnotagjalda af hugbúnaðinum, til þess að fá aðgang að nýjustu uppfærslum á hugbúnaðinum.

Sýnt er fram á að eftir að þarfagreining og markmið liggja fyrir er auðveldara að sneiða hjá þeirri gryfju velja allt of stóran og dýran hugbúnaðarpakka með öllu fínu og flottu lausnunum sem notendur hafa litla sem enga þörf fyrir.

Kaup eða leiga?  Notendur MS eru margir og margvíslegir og hefur framleiðandi og seljendur lagt sig í líma um að sinna sem best þörfum hinna ýmsu notenda og hópa þeirra fyrir dreifingu, þjónustu og fjármögnun á hugbúnaðinum.  Verðlagning kerfisins dregur óhjákvæmilega dám af þessum margbreytileika og virðist fljótt á litið óhemju flókin.  Algengustu form MO leyfanna fyrir ríkisstofnanir og fyrirtæki eru þessi:

§              Kaup á einu leyfi á geisladiski í pakka ásamt skráningarnúmeri

§              Kaup á einu uppsettu leyfi með nýrri vél (OEM eða Original Equipment Manufacturer)

§              Magnkaup í rammasamningi Ríkskaupa (GOLP eða Government Open Licence Program)

§              Áskrift, þ.e. mánaðarlegt afnotagjald (OSL eða Open Subscription Licence)

Farið er ofan saumana á þessum kostum og þeir bornir saman með tilliti til hagkvæmustu kaupa.

Bæklinginn í heild sinni er að finna hér á Pdf - formi.