Rafrænar nýjungar í opinberum innkaupum

Fjármálaráðuneytið og Ríkiskaup hafa á undanförnum fimm árum unnið að innleiðingu tveggja verkefna á sviði rafrænna innkaupa sbr. grein frá fjármálaráðuneytinu.

Þar sem þessi verkefni eru komin vel á veg er tímabært að huga að næstu skrefum.

Með tilkomu nýrrar tilskipunar Evrópusambandsins nr.2004/18EB um opinber innkaup skapast grundvöllur til nýrra átaka á þessu sviði, en vonir standa til að tilskipunin verði leidd í lög hér á landi um mitt þetta ár.

Nýungarnar eru:

 Upplýsingaskrár kaupenda (buyer profiles) þar sem seljendum eru veittar ítarlegri upplýsingar um útboð og útboðsgögn á netinu í gegnum heimasíður.

 Með notkun rafrænna auglýsinga og dreifingu útboðsgagna á netinu verður unnt að stytta tilboðstíma um allt að 12 daga. Ríkiskaup eru að stíga fyrstu skrefin á þessari braut með birtingu útboðsgagna á heimsíðu sinni www.rikiskaup.is.

Rafræn upp/niðurboð (e-auctions)   í stuttu máli er þetta endurtekið ferli þar sem nýtt og lægra verð og/eða nýtt verðgildi tiltekinna þátta í tilboðum er sett fram með rafrænum hætti. Ferlið hefst eftir að afstaða hefur verið tekin til tilboða í upphafi og gerir kleift að raða þeim með sjálfvirkum matsaðferðum. Aðferðin er notuð í hvort sem er almennu eða lokuðu útboði og er skylt að taka fram í útboðsauglýsingu að hún verði notuð.

Þessi aðferð má byggja á verðum eða samspili gæða og verðs þ.e. hagstæðasta boði.

Hana má t.d. nota  í örútboðum vegna rammasamninga en boðum lýkur er tímamörkum er náð.

Virkt innkaupakerfi (dynamic purchasing system)

 í stuttu máli er um ræða algjörlega rafrænt ferli við algeng innkaup, búið eiginleikum sem almennt eru fyrir hendi á markaðnum,uppfylla kröfur kaupenda, er tímabundið og opið allan gildistímann.

Öllum birgjum sem uppfylla valforsendur og hafa lagt fram kynningarboð í samræmi við skilmála er heimil þátttaka og þeir sem hafa sent  inn gild boð verður að taka inn í kerfið.

Virkt innkaupakerfi er nokkurs konar rafrænt rammasamningakerfi þar sem kynningarboð er hægt að setja inn hvenær sem er og sérhver kaup eru skilyrt örútboð.

Nota skal almennt útboð til að bjóða birgjum að senda inn boð og taka þátt í ferlinu og þess getið í útboðsauglýsingu að nota eigi þetta ferli.

Endurnýja eða bæta má kynningarboð hvenær sem er og verður að meta það innan 15 daga hið minnsta, ef ekki hefur verið boðað örútboð vegna kaupanna.

Ferlið getur  aðeins varað í fjögur ár, nema í undantekningartilfellum.

Notkun kerfisins verður  gjaldfrítt fyrir birgja.

 Rafræn útboð

Að lokum má nefna rafræn útboð þar sem útboðsgögnum verður dreift rafrænt þ.e. tilboð send, móttekin, opnuð og þeim tekið rafrænt. Þessi tækni krefst mikils staðals-undirbúnings og gerir jafnframt miklar öryggiskröfur, þar sem það verður að vera tryggt að enginn óviðkomandi komist í tilboðin áður en þau verða opnuð.

 Undirbúningur er hafinn á vegum Evrópusambandsins til að þessi tækni komist í notkun í öllum aðildarlöndum þannig að hvar sem er í álfunni geti fyrirtæki tekið þátt í útboðum milli landa án nokkurra tæknilegra hindrana.

Að lokum

Innleiðing nýjunga af þessu tagi er tímafrek og krefst sameiginlegs átaks kaupenda og seljenda, enda er ætlunin að gefa út langtímastefnu ( 5 ára ) um aðgerðir á þessu sviði. Fjármálaráðuneytið er með slíka stefnu í smíðum með svipuðu sniði og unnið er að í nágrannalöndunum.