Rafrænt markaðstorg

Í umræðunni um rafræna stjórnsýslu og rafrænt samfélag hefur lítið farið fyrir RM. Að frumkvæði fjármálaráðuneytisins var ákveðið að ráðast í útboð á rafrænu markaðstorgi þar sem ríkið bauð sig fram sem fyrsta stórnotandann. Fjármálaráðuneytið gerði samning við fyrirtækið Anza að undangengnu útboði Ríkiskaupa um rekstur markaðstorgs hinn 18. mars 2002, fyrstu pöntunina gerði Geir H. Haarde fjármálaráðherra í júní sama ár og hafa viðskiptin stöðugt verið að aukast.

Torgið (RM) er ætlað fyrir atvinnulífið í heild sinni á Íslandi og að viðskipti ríkisins verði aðeins lítið brot af heildinni þegar það verður komið í fullan rekstur. Ríkiskaup hafa séð um innleiðingu RM fyrir hönd ráðuneytisins í samstarfi við Anza.

Í dag er verið að vinna að fjölgun notenda og hefur vinna við fjölmörg átakverkefni verið í gangi sem eiga að hvetja menn til að skoða þennan viðskiptamáta. Samstarfsverkefni Anza og nokkurra seljenda sem miðar að því að tengja RM við ýmis upplýsingakerfi seljenda hefur verið í gangi nú í nokkra mánuði og er gert ráð fyrir að því ljúki fyrir árslok.

Einnig eru í gangi nokkur verkefni sem tengjast upplýsingamiðlun milli kerfa t.d. Oracle. Verkefni er í gangi vegna rafrænna vörulista sem eru lífæðar allra kerfa sem hafa með innkaup að gera. Mikill ávinningur er fólginn í því ef hægt er að samnýta upplýsingar og er sá ávinningur ekki síst fyrir seljendur sem þurfa þá aðeins að búa til upplýsingar einu sinni. Allir vörulistar sem fara inn á torgið verða flokkaðir skv. vöruflokkunarstaðli UNSPSC. Verkefni eru í gangi sem tengjast flokkunarstaðlinum t.d. þýðing yfir á íslensku. Þær stofnanir sem nota munu vörustýringarhluta Oracle t.d. LSH munu einnig nýta RM sem skeytamiðstöð til að flytja pantanir til birgja. Það verkefni er á lokastigum. Að lokum má nefna verkefni varðandi miðlun rafrænna reikninga sem er eitt af meginmálum þessa verkefnis og í raun lokapunkturinn á innkaupaferlinu. Til að brúa bilið á meðan vinnu við verkefni vegna rafrænna reikninga hafa kaupendur hjá ríkinu notað Innkaupakort ríkisins og geta á þann hátt sent upplýsingarnar rafrænt beint í bókhaldið.

Markmiðið að spara 1100 milljónir á fjórum árum
Eins og fram kemur í innkaupastefnu ríkisins er meginmarkmið með uppsetningu RM er að auka sveigjanleika við innkaup og draga úr kostnaði við innkaup á vörum og þjónustu hjá opinberum aðilum þar sem rammasamningar Ríkiskaupa eru notaðir. Innkaup ríkisins nema um 65 milljörðum króna og er markmiðið að ná að spara um 2500 milljónir króna á fjórum árum. Þar af er gert ráð fyrir að með samræmdum innkaupum og rafrænum viðskiptum náist að spara um 1100 milljónir. Sparnaðaráformin ganga út á nýtingu samninga, ferlasparnað og stjórnunarlega yfirsýn.

Ýmsar mælingar hafa verið gerðar á mögulegum sparnaði með nýtingu á rafrænum markaðstorgum og ljóst að sparnaður getur verið gríðarlegur í mörgum tilfellum. Þróun viðskipta á RM er enn stutt á veg komin og því erfitt að reikna raunverulegan ferlasparnað en sem komið er en útreikningar sýna mögulegan sparnað upp á 1.500 – 1.750 krónur í styttri ferlum.

Betri yfirsýn og aukin tryggð við samninga
Stór fyrirtæki á Norðurlöndum sem eru að nýta RM (IBX IBX Nordic starfrækir stærsta rafræna markaðstorgið á Norðurlöndum og ANZA rekur RM í samstarfi við IBX. http://www.ibx.se ) eru sammála að yfirsýn og tryggð við samninga séu sá þáttur í sparnaði sem þeir horfa mest til. Hjá íslenska ríkinu eru að meðaltali um 30% af útgjöldum stofnana sem fara í innkaup. Góð yfirsýn yfir þessi útgjöld stofnana eins og önnur útgjöld er því nauðsynleg en nokkuð erfitt er að meta þessa yfirsýn í krónum og aurum. Helst mætti nota líkingu við bókhald, hversu hár er ávinningurinn í krónum talið að stjórnendur fyrirtækja fái rauntíma upplýsingar um stöðuna á móti þeim vinnubrögðum sem voru notuð fyrir komu tölvubókhalds og annarra upplýsingakerfa?

Tryggð við gerða samninga er einnig mikilvægur þáttur sem RM styður vel við. Rammasamningar Ríkiskaupa eru miðlægir samningar fyrir allar ríkisstofnanir og getur umtalsverður sparnaður náðst með því að nýta samningana. Ef einn eða jafnvel fleiri starfsmenn eyða nokkrum vinnutímum í hverjum mánuði að leita að “betri” verðum en eru í rammasamningi virðist oft gleymast að sá tími kostar peninga. Þegar um er að ræða innkaup á rekstrarvörum sem hafa lítið vægi í virðiskeðju stofnunar eða fyrirtækis er fráleitt að eyða meiru en sparast við að ná fram betri afslætti. Tími er líka peningar! Stefnt er að því að allir rammasamningar sem teljast hæfir í rafræn viðskipti verði á RM og stofnanir geti því gengið að því vísu að þeir séu að fá umsamin kjör og að þær séu að versla við þá aðila sem hafa gert rammasamning. Seljendur hafa því einnig hag af því að sem flestir áskrifendur rammasamninga beini viðskiptum sínum í gegnum RM og kaupi inn samkvæmt samningum.

Til þess að hámarks hagræðing náist þarf að vera unnt að hafa samskipti við RM á staðlaðan hátt þannig að tölvukerfi kaupenda og seljenda geti séð um sem stærstan hluta viðskiptanna. Þróun viðskipta á RM gerist best í góðu samstarfi allra hlutaðeigandi aðila og ljóst að margt er enn ógert til að fullnýta þessa tækni í viðskiptum hér á landi.

Reynslan
Viðskipavinir RM eru nú orðnir yfir eitthundrað, þar af eru kaupendur orðnir áttatíu og fleiri tengjast nú í haust. Mikil átaksvinna hefur verið unnin til að hvetja áskrifendur að rammasamningum Ríkiskaupa að nýta RM og er sú vinna farin að skila sér.

Góðan árangur hjá kaupendum má rekja til nokkurra þátta. Undirbúningsvinna, skipulagning og eftirfylgni við ákvarðanir eru lykilþættir í árangri. Almennt er reynslan góð og hafa margar stofnanir náð miklum árangri og ætla sér enn stærri hluti. Sama er að segja um reynslu seljenda, nokkrir hafa náð góðum árangri með þessari söluaðferð en aðrir hafa fengið lítil viðskipti. Hér bíða því ótal tækifæri því öll fyrirtæki og stofnanir eru að kaupa inn og eru ýmist í hlutverki innkaupaaðila eða söluaðila.

Kaupendur hjá stofnunum sem eru komnir upp á lag með að kaupa inn í gegnum RM vilja geta keypt allar rekstrarvörur þar í gegn. Starfsmönnum finnst mjög þægilegt að geta gengið að sömu framsetningu á vörulistum frá öllum seljendum í stað þess að leita á mismunandi vefverslunum. Stofnanir eru farnar að óska eftir því við sína birgja að þeir fari að selja á torginu sem segir kannski mest til um reynslu kaupenda.

Tækifæri
RM verður ekki fullskapað á einni nóttu heldur er ætlunin að verkið vinnist í nokkrum skrefum, því hér er ekki um að ræða eitt stakt verkefni heldur er um röð verkefna að ræða. Rafræn innkaup eru ekki nýtt tæki sem nota á með gömlum aðferðum og venjum við innkaup heldur frekar nýtt tækifæri til að vinna á hagkvæmari hátt. Stefnan er auðvitað sú að innkaup á RM verði álitin “besta leiðin” af notendum og menn kjósi að versla á RM frekar en velja aðrar leiðir.